Nieuws


21 februari 2023

Rocco Agterberg van Planbizz: “Wij hopen in 2035 overbodig te zijn”


Hoe maak je een succes van de software voor workforce- en roosterplanning in jouw organisatie? Rocco Agterberg, oprichter van Planbizz, heeft daar wel een antwoord op: “Het gaat over zo veel meer dan ‘een rooster maken’, het gaat over het bereiken van je ambities.”

Categorie: Dagplanning, HRTech selecteren, HRTech implementeren
Geschreven door: HRTech Redactie

2023-02-21 Interview Rocco Agterberg planbizzDe beste ideeën ontstaan vaak uit frustratie. #HRtech-expert Rocco Agterberg begon 15 jaar geleden bij een leverancier van workforce planning software en ziet nog steeds veel organisaties worstelen bij het gebruik ervan. Omdat hij de man er niet naar is om toe te kijken, richtte hij in 2016 Planbizz op. In dit interview licht hij toe hoe je die software als organisatie wel succesvol inzet. “Het gaat over zo veel meer dan ‘een rooster maken’, het gaat over het bereiken van je ambities.”

Workforce planning, voor buitenstaanders lijkt het droge kost. 

“Het lijkt misschien niet echt een ‘sexy’ onderwerp, maar goed of slecht plannen heeft, zonder overdrijving, invloed op zo’n beetje alles in je organisatie: de kwaliteit van dienstverlening, inzetbaarheid van mensen, kosten, maar vooral ook de ambities van je organisatie. Het is echt een vak. Een vak waar beperkte opleidingen voor zijn en waar de meeste mensen toevalligerwijs inrollen. En dat terwijl het zo’n bedrijfskritisch proces is.”

“Workforce planning software is niet sexy maar wel cruciaal”

En dan is er ook nog een hele wereld van workforce planning software. Het selecteren en implementeren van workforce planning software kost geld, tijd en energie. Toch mislukt het regelmatig.

“Kijk maar naar het aantal tools in de Planbizz Arena, het kleine zusje van de HRTechArena. In totaal zijn er zeker zo’n tweehonderd partijen voor planningsoftware op de Nederlandse markt. Probeer daar maar eens een keuze uit te maken. Het kiezen van een nieuw pakket gaat dan ook vaker fout dan goed. Veel organisaties onderschatten de aanschaf van planningsoftware of kiezen op gevoel. Maar voor een goede softwareselectie is kennis van alle mogelijkheden en van de markt nodig. Die kennis hebben wij in handen. Kennis die een belangrijke schakel is in de doelstellingen van een organisatie.

Doelstellingen? Workforce planning software gaat toch vooral om het inroosteren van mensen?

“Je organisatie groeit, ontwikkelt zich, beleid verandert, planningprocessen worden ingewikkelder. Dat betekent dat je tool flexibel en schaalbaar moet zijn om mee te bewegen met de organisatie. Bij sommige applicaties zul je al snel tegen de grenzen van je ambities aanlopen. Daarom is het voordat de organisatie een keuze maakt voor een leverancier, of specifiek systeem, belangrijk goed helder te hebben wat je wilt bereiken. Dat is echt cruciaal om een goede keuze te maken. Anders kan het zomaar gebeuren dat je na een paar jaar opnieuw een pakketselectie moet doen.”

“Het implementeren van planningsoftware kost geld, tijd en energie. Toch mislukt het regelmatig.”

Wat is Personeelsplanning dan eigenlijk?

Simpel gezegd: het inzetten van de juiste werknemer met de juiste skills op de juiste tijd op de juiste plek. Dat lijkt eenvoudig maar zeker in grotere organisaties is het leggen van de complexe personeelspuzzel een vak apart dat niet onderschat moet worden. Want behalve over beschikbaarheid, vaardigheden, kosten, flexibiliteit, contracturen en medewerkerstevredenheid gaat het ook over ambities van je organisatie.

Jullie helpen organisaties bij het inkooptraject, de implementatie en beheer van workforce planningtools. Betekent dat ook dat jullie een bepaald aantal softwareleveranciers in jullie portefeuille hebben?

“Wij zijn volledig objectief en onafhankelijk. Dat is onze belangrijkste kernwaarde en één van de belangrijkste redenen dat organisaties met ons willen samenwerken. We werken niet met voorkeurspartijen. De ambities van organisaties staan voorop. Daarvoor maken we organisaties wegwijs in wat de markt te bieden heeft, laten we zien wat er mogelijk is en vooral ook hoeveel je kunt automatiseren.”

“Alles valt of staat met hoe mensen de software gebruiken”

Het klinkt allemaal zo eenvoudig, maar dit is wel waar het altijd mis gaat. Is dat te voorkomen?

“Veel organisaties denken: als we maar een applicatie hebben aangeschaft, dan zijn onze problemen opgelost. Maar het succes van software implementatie valt of staat bij hoe de software na implementatie gebruikt wordt. De klassieke fout is nog altijd dat er niet serieus wordt ingegaan op de wensen en eisen van de belangrijkste gebruikers. Terwijl zij als eindgebruiker heel goed weten wat ze nodig hebben. Zij moeten met de software gaan werken. Vaak gaat het al fout bij stap 1: ze worden onvoldoende in het aankooptraject betrokken. Dit is funest voor de acceptatie van de applicatie.”

Hoe creëer je draagvlak?

“Als je weet waar het niet juist in gebruik nemen van de software vandaan komt, is het eenvoudiger om er wat aan te doen. Vaak is de oorzaak te vinden in koudwatervrees. Medewerkers werken al jaren op eenzelfde manier. Ze zeggen: ‘Wat was er mis met het oude systeem? Waarom moeten we dit nu veranderen? We hebben dit al eens geprobeerd te doen, en toen lukte het ook niet.’ Betrek en begeleid gebruikers daarom vanaf dag één. Zodat ze enthousiast worden om er optimaal mee te werken. Software is immers maar een middel tot een hoger doel.”


Workforce planning- en rooster software bieden een schat aan functies die zelden volledig worden benut. Microsoft topman Steve Ballmer zei ooit dat de meeste softwaregebruikers slechts twintig procent van de functies van een programma gebruiken. Volgens veel anderen is die twintig een té positieve inschatting.


Dus een tool selecteren is al een vak apart, vervolgens is het de kunst die tool ook echt voor je te laten werken? 

Onze expertise zit ‘m in hoe je de software goed inzet voor specifiek jouw organisatie, zodat je het maximale uit de applicatie kunt halen en in de toekomst kan blijven doen. Wij zien heel vaak dat gebruikers ontevreden zijn over de applicatie maar dat ze niet precies weten waar dat aan ligt. Ze denken dat het systeem niet werkt. Dan laten ze de tool links liggen en gaan ze soms zelfs weer in Excel plannen. Vaak ligt het probleem niet aan het systeem zelf maar aan het gebruik ervan.”

“We gaan zorgorganisaties met dezelfde gebruikersvraagstukken van planning- en roostersoftware aan elkaar verbinden”

Uit onderzoek blijkt dat medewerkerstevredenheid voor een groot deel bepaald wordt door de werk-privé balans en autonomie over hun tijd. Kunnen de tools daar ook bij helpen?

“Juist. Als planner heb je best behoorlijk wat invloed op het geluk en het welzijn van je collega’s. Het behouden van medewerkers hangt nauw samen met roosters en regie over de eigen werktijden. Het optimaal inzetten van geavanceerde tools kan daarbij helpen. Denk daarbij aan bijvoorbeeld de mogelijkheden van zelfroosteren, eigen beschikbaarheid beheren en mogelijkheden van geautomatiseerde verlof- en dienstruilproces. Ook voor het optimaal houden van de werkdruk kan je planningsoftware inzetten door met een algoritme het verwachte werkaanbod optimaal af te stemmen op de beschikbaarheid van werknemers. Zo draagt planningsoftware bij aan duurzame inzetbaarheid wat uiteindelijk weer bijdraagt aan de medewerkerstevredenheid.”

Jullie gaan onderzoeken hoe tevreden organisaties zijn met hun planning- en roostersoftware. 

“Volgende maand zetten we een nationaal gebruikerstevredenheidsonderzoek, uit binnen organisaties in de gezondheidszorg. Het onderzoek heet ‘workforce planning software in praktijk’. We doen dit niet om leveranciers te beoordelen, wel om erachter te komen hoe organisaties workforce planning- en roosterapplicaties gebruiken en of ze tevreden zijn.

Hiermee brengen we de knelpunten en de uitdagingen van vandaag en morgen in kaart: welke gebruikersprocessen zijn een bron van ergernis? Welke uitdagingen of thema’s houdt de organisaties bezig als het gaat om hun planning software? Hoe pakken zij dit aan? Met deze inzichten stellen wij organisaties in staat om van elkaar te leren en daarmee de bedrijfsvoering te verbeteren. Organisaties hoeven het wiel niet opnieuw uit te vinden, zoals we nu in de praktijk zien. Dit komt ten goede aan zowel werknemers als organisatie en uiteindelijk aan onze samenleving” 
 


Uitnodiging aan organisaties in de zorg: Hoe tevreden zijn jullie met de huidige planning- en roostersoftware?

Planbizz is op zoek naar organisaties in de gezondheidszorg die samen met andere zorgorganisaties op een slimme manier alles uit hun workforce planning software willen halen en daarmee de bedrijfsvoering kunnen verbeteren.

Doe mee aan het gebruikerstevredenheidsonderzoek 2023 via Introductiepagina GTO 2023 - Planbizz.


Missie Planbizz

Rocco_Agterberg_rond_2023Planbizz helpt organisaties in de gezondheidszorg en publieke sector bij de selectie, inkoop, implementatie en het functioneel applicatiebeheer van planning- en roostersoftware. Rocco: “Processen die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.”

Planbizz heeft een missie en die is verweven met alles wat ze doen. “We hebben onszelf een opdracht gegeven: in 2035 moet elke organisatie in de gezondheidszorg en de publieke sector probleemloos gebruik kunnen maken van planning- en roostersoftware. Dan zijn wij overbodig geworden.” 

Meer over de organisatie en missie van Planbizz ontdek je op: Planbizz.nl

Deel dit artikel
Dit artikel is 426 keer gelezen.

Reacties

 Laat een een reactie op dit artikel achter