Onboard Amsterdam: zorg dat nieuwe medewerkers het ‘wow’-gevoel ervaren!

 In een paar jaar tijd een begrip geworden in de HR-wereld: Onboard Amsterdam. Want naast een altijd indrukwekkende sprekerslijst, Mollie, KPMG, Rijkswaterstaat (om er maar een paar te noemen), maken ze er ook altijd een feestje van. Paukenisten warmden de gasten op voor een steeds uitbundiger dag, met als laatste spreker ‘in de ring’ de king of kickboxing, Rico Verhoeven.

Grootste uitdaging

In een historisch krappe arbeidsmarkt (de laatste keer dat we dit soort taferelen zagen was in de jaren zeventig van de vorige eeuw) zijn het niet alleen treinen die niet rijden en restaurants die eerder moeten sluiten. “Er is werkelijk geen één organisatie die de krapte op de arbeidsmarkt niet voelt”, zegt Marcella Willemsen van HRToday. “Iedereen die hier vandaag is probeert iets mee te nemen voor z’n eigen organisatie.” 

“Onboard Amsterdam is zes jaar geleden gestart als platform om like-minded HR professionals - vanuit heel Europa - bij elkaar te brengen om nieuwe inspiratie en connecties op te doen.” - Peter Straatsma, CCO Appical.

Hypergrowth 

Een gedachte-experiment: vermenigvuldig het aantal medewerkers in jouw organisatie met factor twintig. Visma vestigde dit jaar een nieuw record: 42 overnames in een jaar tijd. Ook Appical (oprichter van het event) maakt sinds begin dit jaar deel uit van de Visma groep. De teller staat nu op meer dan 15.000 medewerkers. Met die enorme groei hebben ze er een flinke uitdaging bijgekregen. Want: snel groeien is één, hoe zorg je er vervolgens voor dat die mensen onboard blijven?

John Reynders, directeur Visma Benelux, trapte de dag af. Hij is ambitieus. Ook als hij niet werkt. In een tentje, bovenop een bergtop – gelukkiger kun je ‘m niet maken. Het ‘wow-gevoel’ dat hij op die berg ervaart, dat moeten nieuwe medewerkers ook voelen als ze na de eerste werkdag weer naar huis gaan: “Maak er een feestje van. Staan er collega’s klaar om de nieuwe medewerker welkom te heten en wegwijs te maken? Is er een mentor?”

Retentie is het nieuwe recruitment

Bij Visma hebben ze een uitgebreid traject opgezet dat al begint in de weken voor de kandidaat het contract getekend heeft. “We willen ze écht kennis laten maken met de organisatie, met de waarden, cultuur en we willen ze alvast de sfeer laten proeven. Daarbij schetsen we een zo realistisch mogelijk beeld met alle goods én bads.” 

En ook als de onboarding reis erop zit peilen ze bij Visma regelmatig of de werknemer nog happy is. “We checken bij alle vijftienduizend medewerkers iedere maand hoe het gaat en of ze nog tevreden zijn.” 

“We willen dat mensen met nieuwe inzichten naar huis gaan, maar Onboard gaat vooral om de experience, het plezier.” - Peter Straatsma, CCO Appical.

Pre-boarding

“Met de arbeidsmarktkrapte begint er voor organisaties na het tekenen van het contract vaak een spannende periode”, zegt Iris Rogmans van Independent Recruiters. Ze merkt steeds vaker dat mensen voor de eerste werkdag toch nog uitvallen. Rogmans: “Iemand die nu z’n huidige baan opzegt, begint waarschijnlijk pas in januari bij het nieuwe bedrijf. In die tussentijd krijgen ze regelmatig andere aanbiedingen of horen ze toch nog iets van een sollicitatie die ook liep. Wij proberen het contact met de nieuwe werknemer in deze periode warm te houden door bijvoorbeeld vaker te bellen.”

Werven: flexibiliteit 

Het ging tijdens Onboard naast behouden ook over aantrekken van talent in een competitieve arbeidsmarkt. Mooi verhaal: Toen AirBnB een vacature plaatste met als standplaats ‘anywhere in the world’ ontvingen ze 800.000 sollicitaties.

“Mensen willen flexibiliteit. Geef ze de keuze om zelf te bepalen waar ze werken en de mogelijkheid hun eigen tijd in te delen”, zegt Sara Cauwenbergh, Talent Strategy Advisor Benelux bij Indeed. Ze ziet dat er bij Indeed veel wordt gezocht op woorden als ‘thuiswerken’. Zet dat dus zeker in je vacature als dat mogelijk is.”

“Wie nieuwe medewerkers wil aantrekken moet flexibel zijn, dat is toch wel de kernboodschap van deze dag.” - Frank Dam, Visma. 

Noem salaris

Een andere tip van Cauwenbergh: vermeld het salaris. “Vacatures waarin het salaris genoemd wordt ontvangen 45% meer reacties. Organisaties die bang zijn dat er dan geen onderhandelingsruimte meer is: die is er nog steeds. Als je maar transparant bent.” 

Wat ook blijkt uit cijfers van Indeed: bij een trage of onduidelijke sollicitatieprocedure geeft 15% van de sollicitanten aan een organisatie te ghosten (volslagen te negeren). En dat terwijl organisaties met een goede sollicitatieprocedure de kwaliteit van hun nieuwkomers met 70% verhogen. 

“We hebben al een goed onboarding programma, maar we willen dat blijven verbeteren. Vandaag krijg ik veel inspiratie door te ontdekken hoe andere organisaties het aanpakken en ook hoe we ideeën die we al hadden kunnen toepassen.” -Sigourney Sluiter, programmamanager TNO.

Werven: jonge mensen

Hoe word je als behoorlijk vergrijsde organisatie weer aantrekkelijk voor jonge mensen? Volgens Luca van Melick, Trainee coördinator Rijkswaterstaat zijn de werknemers bij de overheidsorganisatie gemiddeld zo oud als veel bruggen en andere infrastructuur in Nederland – van net na de oorlog. 

Bij Rijkswaterstaat hebben ze een ‘green lane’ bedacht: stagiaires of studenten kunnen doorstromen van graduate research, traineeship, junior position naar een vaste baan. 

Vooral de smart time job bleek een slimme zet. “Tijdens de pandemie raakten veel studenten hun bijbaan kwijt. Met de smart time job kunnen ze, naast hun studie, een dag per week in dienst van Rijkswaterstaat werken. Het aantal jonge mensen (tot 36 jaar) binnen de organisatie ging van 9% naar 19%.”

Melick: “Het mes snijdt aan twee kanten. Studenten leren de organisatie kennen én ze worden ambassadeurs voor Rijkswaterstaat op hun opleiding.” Ze heeft een tip voor organisaties met veel oude medewerkers: “Neem nooit één, maar altijd meerdere jonge mensen tegelijk aan.’

Award

Tijdens Onboard werd ook de jaarlijkse onboard award voor de beste onboarding van Nederland uitgereikt. De award ging dit jaar naar KPMG. Volgens de jury hebben ze een uniek on- en offlineprogramma opgezet. Straatsma: “Ze hebben de human touch heel goed geïntegreerd met de digitale ervaring. Veel bedrijven doen één van de twee goed. Die hebben bijvoorbeeld hele mooie introductiedagen maar de communicatie verloopt nog via de mail. Anderen hebben een hele mooie app maar het menselijk contact ontbreekt. Bij KPMG hebben we samen met KPMG en Yes!WeConnect een geweldige ‘blended onboarding experience’ gedesigned volledig gebaseerd op de 6C’s van Onboarding.

Wat we daarnaast organisaties adviseren is: wees creatief in het onboarden. Of je nou iets doet met VR of je nieuwe medewerker op de eerste dag mee uit lunchen neemt.”

Staredown iemand ontregelen

De laatste spreker in de ring was 'King of kickboxing' Rico Verhoeven. Op het gebied van kickboksen bereikte Rico het hoogst haalbare. Inmiddels is hij met z’n 33 jaar aan zijn ‘maatschappelijke carrière’ begonnen.

Verhoeven sprak over focus, doorzettingsvermogen, aan de top komen en blijven. Alle kwaliteiten die we in het werkzame leven ook goed kunnen gebruiken. Boksen doet hij alleen nog voor ‘de show’.

En net zoals de eerste kennismaking met een bedrijf al vóór de eerste werkdag begint, zo begint zijn wedstrijd al voor de eerste klap. Met de staredown kijkt hij zijn tegenstander van heel dichtbij indringend in de ogen (het publiek mocht, nee móést er ook aan geloven). Zo probeert hij zijn tegenstander te ontregelen. Iedereen die nog wat af te rekenen had met die ene collega, kreeg nu z’n kans.

Talk: People follow leaders not companies

Merete Hverven - ceo van Visma over wat goede leiders volgens haar in huis moeten hebben. 

Ze gelooft allereerst in trust. “Wees open en eerlijk en deel iets van jezelf. Ook je zwaktes.” Verder: “Maak snel en overtuigend beslissingen. Met de nadruk op overtuigend. Óók als je niet alle informatie hebt. We hoeven niet alles te weten, maar we moeten wel overtuigend zijn. Neem een beslissing en zorg dat mensen met je meegaan.” 

“Its the fast fish that eats the slow fish. Not the big fish that eats the small fish.”

Leiders moeten vooruitlopen op de ontwikkelingen. Hverven: “Leiders kunnen niet in de bijrijdersstoel zitten als het om ontwikkelingen gaat. Dan moeten ze ad hoc beslissingen nemen. Dat maakt medewerkers onzeker.”