Hoe je data over vaardigheden kunt gebruiken voor personeelsplanning

Iedere organisatie, in zijn eigen sector, context en strategie, ziet personeelsplanning als iets anders. In een artikel op MyHRFuture wordt een blik geworpen op hoe personeelsplanning op de juiste manier toegepast kan worden en wat de toekomst van dit belangrijke HR proces is.

Personeelsplanning, eenvoudig gezegd, is een “raamwerk voor het analyseren van zowel de huidige als de gewenste toekomstige situatie van het personeelsbestand”, dat moet worden afgestemd op de bedrijfscontext en -strategie. Er is geen one size fits all-stappenplan voor succesvolle personeelsplanning maar op basis van onderzoek door Insight222 bij enkele van de grootste bedrijven ter wereld kunnen er wel enkele gemeenschappelijke factoren worden bepaald. Deze bedrijven:

• Koppelen hun activiteiten rondom personeelsplanning volledig aan de bedrijfsstrategie,
• Richten zich zowel op vaardigheden als op kosten,
• Gebruiken nieuwe bronnen en externe gegevens om niet alleen te onderzoeken over welke vaardigheden en mensen zij beschikken, maar ook wat zij nog nodig hebben voor verder succes,
• Meten de waarde van personeelsplanning en bepalen de resultaten in bedrijfstermen.

 Waar dus blijkt dat personeelsplanning duidelijk gekoppeld moet zijn aan bedrijfsbehoeften, blijkt uit ander onderzoek van Gartner echter dat dit proces zich vandaag de dag meer richt op de wensen van HR dan op de zakelijke toegevoegde waarde. Het toont direct de uitdaging van HR: enerzijds toegang krijgen tot hooggeplaatste managers buiten de eigen HR organisatie en tegelijkertijd zicht blijven houden op interne zakelijke behoeften.

Het belang van data

Het analyseren van talenten op de arbeidsmarkt en een overzicht krijgen van de vaardigheden van werkenden binnen een organisatie, het zijn allemaal zaken die onderdeel zijn van succesvolle personeelsplanning en waarbij data essentieel is.

IBM begreep dat: de organisatie verzamelde niet alleen gegevens over externe vaardigheden via talentmarktanalyses, maar ook over interne, aanwezige vaardigheden via een meerjarenproject. Het team maakte gebruik van geavanceerde analytics om de vaardigheden te analyseren en de resultaten van de personeelsplanning te valideren:

• Om inschattingsfouten te voorkomen en tijd te besparen werd als methode het “afleiden van vaardigheden” gebruikt, door te kijken naar wat mensen weten op basis van ervaring en activiteiten.
• Digitale profielen van werkenden werden bekeken met geavanceerde analyses, waarbij projectsamenvattingen, documentatie en verkoopmateriaal werd geëvalueerd
• Het resultaat van deze initiële vaststelling van vaardigheden werd beoordeeld en gevalideerd door experts uit de relevante sectoren en vakgebieden binnen IBM
• De gevalideerde individuele vaardigheidsprofielen werden vervolgens gedeeld met de werkende. Deze transparantie was van vitaal belang vanwege het gebruik van AI in het initiële proces. 80 procent van de werkenden gaf aan dat door hen AI opgebouwde profielen 100 procent klopten.
• Het team verfijnde vervolgens de overige 20 procent van de profielen.

Een ruime meerderheid van de bedrijven wil aan personeelsplanning kunnen doen op basis van vaardigheden, intern en extern, volgens het onderzoek van MyHRFuture. Slechts een kwart van de bedrijven doet het echter ook. Het gebruik van data is hoe dan ook essentieel, en zolang de activiteiten worden gekoppeld aan de bedrijfsstrategie en zowel interne en externe bronnen worden gebruikt, is de kans op succes groter.

Personeel versus werkenden

Een aanvulling op bovenstaande vanuit de redactie betreft de vaak eenzijdige blik van HR als het gaat over personeelsplanning. Er wordt namelijk vaak alleen gekeken naar ‘personeel’, mensen in vaste dienst. En het werk in een organisatie wordt al jaren ook door externe medewerkers gedaan. Soms uitzendkrachten die bij succes na 2-3 jaar in vaste dienst komen en soms door professionals die structureel of projectmatig ook veel werk uitvoeren voor langer dan een paar weken. Die capaciteit zou zeker meegenomen moeten worden in de ‘workforce planning’.