Nieuws


25 mei 2020

Zo kies je een HRTech tool uit de zee van aanbieders


Je zoekt een HRTech tool die goed aansluit bij je organisatie. Waar begin je? En hoe maak je een goede keuze? Er zijn zo veel verschillende aanbieders, systemen en pakketten. #HRTech Review lanceert op 22 juni een selectietoolkit, waarmee je filtert op een HRTech tool  dat bij jouw organisatie past. En dan zou je zo maar kunnen uitkomen bij een applicatie waar je nooit aan had gedacht. Mark van Assema vertelt.

Categorie: Interviews, Recruitment flex, Recruitment vast, On/-offboarding, Achtergrond Screening, Arbeidsvoorwaarden, Declaraties, HR Administratie, HR Analytics, Opleidingen, Strategische personeelsplanning, Prestatiemanagement, Salarissen, Assessments, Dagplanning & tijdregistratie, Samenwerken, Kennisbank, HRTech Taal, HRTech selecteren, HRTech implementeren
Geschreven door: Juliette de Swarte

HRTech Arena NL III webformaatMark, het aantal HR-leveranciers op de Nederlandse markt is gigantisch. Door die overvloed zien bedrijven vaak door de bomen het bos niet meer. Wereldwijd is het helemaal niet meer bij te houden. Waar moet je als organisatie beginnen? 

“Op ons #HRTech Review platform hebben we een overzicht van alle HR softwarepartijen die in Nederland actief zijn. Dat zijn er inmiddels meer dan 300. In die lijst kon je altijd al zoeken. Maar het was nog steeds een flinke klus om daar in te navigeren. Om organisaties daarbij te helpen hebben we een tool ontwikkeld waarmee je eenvoudig zelf mogelijke partijen ziet door te filteren op wat je als organisatie belangrijk vindt.”

Rolt daar dan vervolgens één aanbieder uit?

“De HR Tech omgeving is net als de hele IT-wereld heel complex geworden. Door de snelheid van de technologische ontwikkelingen is geen leverancier in staat een alles-in-één tool aan te bieden. De grote spelers hebben dat in het verleden wel geprobeerd. Als een bepaalde functie dan ontbrak kochten ze een partij die dat wel had. Maar ook bij die grote leveranciers is het besef gekomen dat de technologie simpelweg te snel gaat. Slimme softwarepartijen zetten daarom in op koppelingen. Ze bieden een tool waarin andere functies makkelijk te integreren zijn. Koppelen is enige weg naar toekomst voor iedere tech partij. Alleen inzetten op je eigen tool betekent dat die voor veel organisaties toch niet goed bruikbaar is in het steeds bredere technologielandschap.”

Hoe feilloos is jullie tool in een #HRTech omgeving die steeds verandert?

“De markt is natuurlijk enorm dynamisch. Veel softwarepartijen hebben per jaar, per maand of soms per week nieuwe functionaliteiten. Wat je daarom veel ziet zijn lijstjes van aanbieders die gedateerd zijn. Wij voegen wekelijks nieuwe partijen toe en updaten als een partij een nieuwe applicatie heeft, of als partijen fuseren of wegvallen.”

Hoe selecteren jullie? En is de tool onafhankelijk? 

“We zijn volledig onafhankelijk. En er is een drempel om tot de lijst toegelaten te worden. Allereerst moet de aanbieder hier actief zijn. Een Amerikaans bedrijf zonder klanten in Nederland vind je niet in de database terug. Ze mogen eerst ‘bewijzen’ dat hun tool voor de Nederlandse markt werkt. En de leverancier die je kiest is immers ook een partner waar je contact mee hebt en blijft dus ook na de implementatie van het tool een grote rol spelen. 

Verder staat er alleen software voor eindgebruikers, voor de HR-professionals. Niet voor tussenpartijen zoals arbodiensten of uitzendbureaus. Ook start-ups die nog helemaal aan het begin staan en niet minimaal twee ‘live’ klanten hebben, vind je niet terug in de lijst.”

Whitepaper: Hoe kies je een tool?
Ben jij op zoek naar geschikte #HRTech tools, maar weet je niet waar te beginnen? Ontdek hoe je de juiste tool selecteert met dit whitepaper.

Als je kijkt naar de lijst kun je wel filteren op start-ups, waarom zou je voor een start-up gaan?

“Dat zijn start-ups die al een tijdje bezig zijn en hun sporen hebben verdiend. De regel bij alle tech start-ups is: slechts 3 op de 10 worden een succes. Dat is in de HRTech niet anders. Soms is een nieuw bedrijfje simpelweg té innovatief, weet ik uit eigen ervaring. 

In zee gaan met een start-up kan veel voordelen bieden. Het is geen olietanker, maar een kleine, dynamische organisatie. Je kunt snel schakelen. Vaak nog relatief goedkoop en je wordt meestal een belangrijke klant dus je kan sturen op wat voor jouw organisatie belangrijk is. En bovendien: het geeft jou als HR naar de interne (en externe) organisatie de mogelijkheid om te laten zien dat je innovatie belangrijk vindt. Maar er kleven natuurlijk ook risico’s aan. Soms werkt het tool niet goed of gaan ze toch ten onder.”

Kies je een HRTech tool  voor de korte termijn of lange termijn?

“De stelregel is dat je een tool kiest voor zo’n 3 tot 5 jaar. Applicaties voor salarissen en administratie blijven vaak wel 10 jaar in gebruik. Het is dus goed om te kijken voor welk tijdsbestek je een oplossing zoekt. Is het oké voor 2 of 3 jaar of wil je dat het minimaal 5 jaar blijft draaien. Bij dat laatste kun je dan weer beter niet met start-up in zee gaan.”

In welke fase van het zoekproces naar een HR-partner maak je gebruik van de nieuwe tool? 

“De juiste partner selecteren gaat in vijf fases. De eerste fase is bewustwording dat je iets nodig hebt en het bepalen van je ambities. Hierna ga je in de tweede fase bedenken: wat heb ik ongeveer nodig? Wat voor partij past bij onze organisatie? Voor de korte of lange termijn? Je maakt in deze fase een zogenaamde ‘longlist’ en lange lijst met mogelijkheden. Deze fase wordt gefaciliteerd met de nieuwe tool op onze site. Je weet ongeveer wat je zoekt maar je hoeft op dit moment nog niet te selecteren op detail- functionaliteiten. Daar komen 5, 10 of misschien wel 15 interessante partijen uit. 

Longlistrapport

In fase 3 ga je die opties onderzoeken. Dat is nog steeds bureauonderzoek, waarbij je voor grote trajecten al de interesse bij leveranciers kunt inventariseren via een ‘Request for Information’ of een ‘marktconsultatie’ voor de publieke sector. Websites bekijken, pakketten, specialiteiten, beschikbaarheid. Daar rolt een shortlist uit met maximaal 3 tot 5 kandidaten. En in fase 4 ga je deze geselecteerden gedetailleerd vergelijken door ze te benaderen via een ‘Request for Proposal’ of ‘aanbesteding’ voor de publieke sector. Via de offertes en tijdens demo’s van deze partijen krijg je een goed idee van de mogelijkheden en de look and feel van een tool en de organisatie. Je kijkt nu ook naar de prijsvoorstellen. De laatste fase is de contractering, waarbij het altijd nog fout kan gaan en je naar een andere shortlist partij terug moet stappen.”

Waar moet je op letten als je aanbieders uitnodigt voor een demo?

“Een van lastigste dingen is dat verkopers altijd meer verkopen dan ze kunnen waarmaken. Als je alleen spreekt met iemand van het verkoopteam is de kans groot dat je iets koopt wat in praktijk niet gaat werken. Zorg dus dat er ook altijd iemand van de inhoudelijke kant, een consultant of IT-er, bij de demo aanwezig is.

Bij die demo’s is het noodzakelijk om toekomstige eindgebruikers een mening te laten geven over de gebruiksvriendelijkheid, of Employee Experience zoals dat tegenwoordig heet. ”

Wat is een klassieke fout bij het selecteren van een HR-partner?

“Vaak gaan organisaties in het begin al in detail bedenken wat ze nodig hebben. Daar gaan ze dan op selecteren. Dan is de kans groot dat tools afvallen die eigenlijk prima hadden gepast bij je organisatie. Bekendste voorbeeld zijn gedetailleerde functionaliteiten. Als je dan 1 vinkje niet kan zetten valt zo’n partij af bij het bureauonderzoek, terwijl er vaak andere oplossingen, een andere manier van werken, zijn. Een andere vraag is bijvoorbeeld of de tool geïntegreerd kan worden in álle mogelijke social media kanalen. In de praktijk worden die vaak maar voor een deel gebruikt.

Wat je ook ziet, tijdens de selectie of later bij de implementatie, is dat partijen het tool willen dichttimmeren. Dat ze informatie voor bepaalde lagen in de organisatie willen afschermen. Terwijl, transparantie juist een groot goed is. Het helpt als mensen van elkaar zien waar ze mee bezig zijn. Denk aan opleidingen van medewerkers. Uiteraard is het handig als mensen van HR en de manager daar zicht op hebben maar het is ook best handig als collega’s die informatie hebben om zo hun eigen opleidingskeuzes te maken.”

Oké, we gaan aan de slag met het selecteren van een tool. Kun je ons vertellen waar we rekening mee moeten houden? 

“Stel al in de beginfase je projectteam samen. Het gebeurt regelmatig dat je het hele selectieproces bent doorgegaan, alle stoplichten staan op groen. Ter goedkeuring moet het alleen nog even langs een jurist of een beveiligingsexpert. Blijkt het tool niet compliant te zijn. Dan kun je weer helemaal opnieuw beginnen. Het is dus heel belangrijk dat je de juiste expertises in je projectteam hebt en dat ze tijdig aanhaken.”

Wie moet je dan vanaf het begin betrekken in je proces?

“Uiteraard iemand van HR want die gaat de tool uiteindelijk gebruiken en zij kennen de bestaande processen goed. En door ze vroeg te betrekken zullen ze het tool sneller omarmen. Verder zit er in het ideale team ook een jurist. Het gaat immers om privacygevoelige gegevens van je medewerkers en het moet dus het AVG-proof zijn. Verder iemand van inkoop voor de contractuele randvoorwaarden. Iemand van IT natuurlijk, voor allerlei technische randvoorwaarden en koppelingen met andere systemen. Maar een marketing- en communicatie expert in het team is ook handig. HR is steeds meer een aangelegenheid van interne communicatie. Zij kunnen draagvlak creëren zodat mensen aan de slag gaan met de applicatie.”

Kun je uiteindelijk als organisatie met enkel jullie nieuwe tool een HR Tech partner kiezen?

“Dat hangt af van de complexiteit van je organisatie. Des te groter des te complexer. Kleine en middelgrote bedrijven kunnen met de tool en wat bureauonderzoek zelf een HR-partner kiezen. Voor de grotere organisaties wordt het al gauw iets ingewikkelder. Ook omdat tools gekoppeld moeten worden is het handig als iemand daarbij kan adviseren. Maar ook grote organisaties kunnen zich met deze tool oriënteren en een lijst met potentiele partners samenstellen. Uiteindelijk maakt deze tool het voor iedere HR-professional, in een klein of groot bedrijf, zo gemakkelijk mogelijk om zich te oriënteren op een nieuw HRTech tool .”

Deel dit artikel
Dit artikel is 915 keer gelezen.

Reacties

 Laat een een reactie op dit artikel achter