Met een goede onboarding en een ‘purpose’ haal je talent binnenboord

Wie betekenisvol werk doet blijft langer, én is meer gemotiveerd, zo blijkt uit onderzoek. Dus leggen de sprekers tijdens het derde Onboard.Amsterdam uit waaróm ze doen wat ze doen. Tony’s Chocolonely streeft naar slaafvrije cacaoproductie. De Koninklijke Luchtmacht: een veiligere wereld. Swapfiets: een fiets als service.

Die purpose, dat hogere doel, wordt vaak in één adem genoemd met onboarding. Want onboarding is - in tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt - geen chic woord voor inwerken. Met een voorstelrondje over de afdeling en laten zien waar de koffieautomaat staat ben je er niet. Natuurlijk zit er een praktische kant aan - zonder toegangspas, mobieltje en laptop ben je nergens. Maar het gaat vooral over integreren, van nieuwe werknemers insiders maken. En nieuwkomers willen dat ook, ze willen voelen dat ze erbij horen. Want wie snel onderdeel is van het sociale netwerk van de organisatie krijgt makkelijker toegang tot kennis en informatie, komt sneller in z’n rol, is meer toegewijd en zal uiteindelijk langer in de organisatie blijven en meer betrokken zijn.

Onboarding

Het begint op het moment dat de organisatie 'ja' zegt tegen de sollicitant, maar wie slim is bereidt de werknemer al voor die eerste dag voor op zijn nieuwe job. Want er gaan vaak flink wat weken zitten tussen de aanname en de eerste werkdag, en je wilt de euforie bij het tekenen van de arbeidsovereenkomst vasthouden.

Die eerste periode is ook het meest bepalend: de nieuwe werknemer beslist dan of hij blijft of voortijdig afhaakt. De cijfers: 5% van de nieuwe medewerkers stopt al na de eerste dag. Twintig procent is weg binnen de eerste 45 dagen. En bijna één op de drie nieuwe medewerkers verlaat de organisatie voor het einde van het eerste jaar. Zonde, want het vinden van de juiste kandidaat kost, zoals iedereen in HR weet, veel tijd, inspanningen en geld.

Improviseren

Je moet dus, vooral in de eerste honderd dagen, de nieuwe medewerker uitgebreid helpen om de organisatie en haar cultuur écht te leren kennen, de missie en visie te begrijpen en een netwerk op te bouwen. Toch gaat het vaak op de eerste werkdag al mis; de leidinggevende vergeet dat iemand zijn eerste werkdag heeft, of er is geen tijd om de instromer wegwijs te maken. Bij de Koninklijke Luchtmacht hebben ze dit jaar een onboardingprogramma opgezet maar toen Joanne van Ditmarsch haar eerste werkdag had werd ook zij in het diepe gegooid. “Ik had geen idee waar en bij wie ik moest zijn. En ik kan je vertellen, dat uitzoeken is een hele uitdaging, op een gigantische kazerne.” Bij de Luchtmacht wisselt iedereen om de drie jaar van functie. Die flexibiliteit houdt werknemers scherp. Immers, wie bij Defensie werkt kan vandaag te horen krijgen dat hij morgen op missie moet. Ditmarsch: “Wat onboarding betreft vraagt dat veel van de organisatie, want er zijn nogal wat functies en mensen die iedere drie jaar rouleren, en dan zijn er ook nog de nieuwkomers.” 

Onboarding Award

Nieuw dit jaar was de uitreiking van de Onboarding Award. De eerste ging naar IT-bedrijf Wortell. Eric-Jan Pouw, Customer Succes Manager bij Appical: "Het onboardingsproces van Wortell zit in de genen van het bedrijf, je krijgt vanaf dag een veel aandacht, je bent niet gewoon één van de nieuwkomers. En dat terwijl het aantal medewerkers bij Wortell het afgelopen jaar is verdubbeld.”

Friso Visser, Employer Branding Marketeer bij Wortell: “Voor nieuwe werknemers is zo’n eerste week of maand vaak best spannend. Je weet niet precies wat je kunt verwachten van het  werk en de collega’s. Met een goede onboarding valt mogelijke stress weg en wordt de ervaring plezieriger.”

Een onafhankelijke jury beoordeelde op verschillende criteria. Wat wordt er gedaan om nieuwkomers welkom te heten? Hoe wordt het succes van de onboarding gemeten? Zit er een ‘element of surprise’ in?

Pouw: “Wie bij Wortell solliciteert krijgt direct na het eerste succesvolle gesprek een berichtje van de CEO op Linkedin. Valt je sollicitatiegesprek op vrijdagmiddag dan kan je gelijk aanhaken bij de borrel. En voor wie verhuist ligt nog voor de dozen zijn uitgepakt een kaartje op de mat.” Visser: “Bovendien krijgen nieuwe medewerkers bij Wortell de eerste tijd een ‘buddy’, een persoonlijke coach die ze wegwijs maakt in het bedrijf.”

Menselijke maat

Ook bij Swapfiets geven ze medewerkers tijd om er in te komen. Twee weken lang hoeft een nieuwkomer niet mee te draaien maar leert hij het bedrijf, de mensen en de processen kennen. En daarna? Onboarding is niet een maandje de nieuwe werknemer onderdompelen en dan verwachten dat hij alles weet. Natuurlijk kent hij dan de belangrijkste collega’s en weet hij waar de vergaderkamers zijn. Maar werkinhoudelijk staat hij pas aan het begin. Dus gebruiken steeds meer bedrijven de onboarding app na de onboarding als trainingsapp, om werknemers en teams ook in de opvolgende maanden extra te begeleiden. Ook om het enthousiasme van de eerste periode vast te houden. Anders kan een medewerker er vroeg de brui aangeven, terwijl de functie en het bedrijf juist heel goed bij hem passen. Bij Tony’s Chocolonely monitoren ze daarom met een werk/pret enquête hoe gelukkig werknemers met hun leven in het algemeen zijn, dus niet alleen in hun werk. Wat waarschijnlijk ook helpt: werknemers mogen iedere dag zo veel chocolade mee naar huis nemen als ze kunnen tillen. 

Employee experience

Wie het helemaal goed wil aanpakken heeft ook een offboarding programma. Dat staat, zo blijkt bij Onboard.Amsterdam, bij veel bedrijven nog wel in de kinderschoenen. Bij de Luchtmacht ‘wordt er aan gewerkt’. Zo zijn ze bezig met het opzetten van een platform om in contact te blijven met oud-werknemers. Bij Wortell is het offboardingprogramma ook in ontwikkeling.

Onboarding is immers pas het begin van de ‘employee journey’. Je wilt niet alleen dat de reis goed begint, maar ook weer mooi afgesloten wordt. Zo maak je van medewerkers én ex-medewerkers ambassadeurs en ben je als organisatie aantrekkelijker voor talent.