Met de juiste techniek verlies je goede freelancers niet uit het oog

Geïntegreerd recruitment systeem vast/flex?

Eén systeem waarmee je de hele organisatie rondom vast én flex structureert bestaat nog niet. Gat in de markt? Volgens Mark Bassie, spreker tijdens Demo_Day in Utrecht zal het opgepakt moeten worden door een grote speler, het is immers kostbaar om te ontwikkelen. Bassie helpt organisaties bij het verbeteren van inhuur: “Traditioneel zijn vast en flex twee gescheiden werelden. Wie alles rondom flexibele inhuur goed wil organiseren gebruikt een Vendor Management System (VMS). Voor vaste werknemers is dat meer een Candidate Relationship Management (CRM) systeem. VMS gaat om de relatie met leveranciers. CRM om de relatie met je kandidaten. Vast personeel valt onder HR, flex meestal onder inkoop.

Die werelden bij elkaar brengen is Total Talent Management. Bassie: “Daar wordt veel over gesproken, in de praktijk moet je met een loep zoeken. Het betekent dat organisaties nu nog combinaties van systemen gebruiken.”

Professioneel inhuren

Een VMS automatiseert het hele proces van aanvraag- tot aanbestedingsprocedure, het compliant contracteren tot de administratie van uren en facturen van je flexkrachten. Connecting-Expertise is zo’n Vendor Management System (VMS) - ook aanwezig tijdens Demo_Day. Hiermee kunnen organisaties elke stap van het inhuurproces digitaliseren. Van rekrutering, contracteren, opvolging tot betaling.

Eén van bekendste VMS partijen in Nederland is ongetwijfeld Nétive dat inmiddels 20 jaar bestaat. Narada Bouwland, solution architect bij Nétive. “We wilden het inhurende managers zo makkelijk mogelijk maken om een inhuuropdracht te plaatsen. Daarvoor is de Hiring Manager app ontwikkeld. Je kunt bij wijze van spreken op de wc een aanvraag doen. Je hoeft alleen maar aan te geven wat je zoekt en voor welke periode.” De aanvraag komt bij de inhuurregisseur (dat kan een HR medewerker zijn) die de aanvraag uitzet bij de leveranciers: preferred suppliers, intermediairs, uitzendbureaus.

Total Talent Acquisition

Omdat de Hiring Manager app ook een ATS functie heeft - een tracking systeem voor werving van vast personeel – kun je ook aanvragen doen voor vaste medewerkers. Bouwland: “De meest vooruitstrevende organisaties bepalen niet vooraf of een functie vast of flex ingevuld gaat worden. Belangrijker is dat het werk tijdig gedaan wordt door geschikte mensen. Met de app kan een inhurende manager daarom vragen naar een kandidaat zonder dat hij hoeft te kiezen hoe de rol wordt ingevuld. De inhuurregisseur bepaalt vervolgens hoe de vraag ingevuld kan gaan worden. Op deze manier heb je Total Talent Acquisition gerealiseerd.” 

Freelance Pools

Een VMS draait om de relatie tussen organisatie en de leveranciers van flexibele arbeid. Dat kunnen zzp’ers zijn maar vaker zijn dat intermediairs, uitzendbureaus of consultancybureaus. Jellow maakt die, soms dure, intermediair overbodig. Noel Wilson, medeoprichter Jellow: “Met Jellow ‘deel’ je jouw freelancepool om zo toegang te krijgen tot de freelancepools van alle andere organisaties. In dat netwerk zitten dus freelancers die aanbevolen worden door andere bedrijven, dat zijn gelijk de referenties. Jellow is dus je eigen netwerk van freelancers, gecombineerd met het netwerk van andere aangesloten organisaties. En met al die freelancers in één pool houd je je freelance netwerk up-to-date. Wilson: “Er wordt vaak veel effort gestoken in het behouden van werknemers, voor retentie van flexkrachten is vaak nog te weinig aandacht, terwijl je de goede freelancers liever niet uit het oog verliest.”

Aangezien Nederland al meer dan een miljoen zelfstandigen telt en die niet alleen voor capaciteit, maar ook voor kennis worden ingehuurd, zou het helemaal niet gek zijn als HR ook met tools gaat werken om die freelancers bewuster in te zetten.

Boek: Mis geen talent

Eigen medewerkers en ingehuurd talent zitten in veel organisaties nog in gescheiden ecosystemen. Maar er ontstaat nu een kantelpunt.

Bestel het boek