Nieuws


28 februari 2019

Weg van het kantoor: werken op afstand en hoe dit te managen


Werken aan de keukentafel met je kat op schoot, online vergaderen vanuit de koffietent om de hoek of mails beantwoorden tussen de palmbomen op het Italiaanse strand. Voor steeds meer mensen is dit de dagelijkse realiteit van werken. Sterker nog: op afstand werken is de afgelopen tien jaar met 115 procent toegenomen en is daarmee een enorme trend geworden. Dankzij alle technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren, is naar kantoor komen in sommige sectoren en functies simpelweg niet meer nodig. E-mail, Skype, FaceTime en chatprogramma’s geven onze traditionele werkvormen een digitaal tintje. En met resultaat: de lijst van bedrijven die volledig of gedeeltelijk virtueel werken wordt steeds langer.

Categorie: Dagplanning & tijdregistratie
Geschreven door: Rocco Achterberg

Blog-11-3-1228x691Kansen en uitdagingen

Nu steeds meer mensen op afstand werken, wordt er steeds meer nagedacht over de gevolgen die dit heeft voor organisaties. Zo gaan de kosten van de organisatie omlaag wanneer geen of minder werkplekken nodig zijn. Daarnaast is het bij deze manier van werken mogelijk om talent vanuit de hele wereld aan de trekken, en is de organisatie dus niet meer afhankelijk van de poule van potentiële werknemers in de directe omgeving. Een andere kans die werken op afstand biedt, is dat de werkuren beter afgestemd kunnen worden op de behoefte van de medewerker. Een uurtje langer slapen ’s ochtends, ’s avonds een uurtje langer door? Het is mogelijk, en daarmee kan de medewerker werk zo plannen dat hij of zij zo productief mogelijk is.

Aan de andere kant brengt werken op afstand natuurlijk ook uitdagingen met zich mee. Managen op afstand is immers iets anders dan managen op kantoor, waar het praatje bij de koffieautomaat dagelijkse kost is. Vanuit managementoogpunt wordt nu met name nagedacht over hoe je kan zorgen dat iedereen op afstand ook daadwerkelijk werkt. Eén van de redenen waarom veel bedrijven het lastig vinden om werken op afstand structureel in te voeren, is namelijk de angst voor controleverlies: zijn medewerkers thuis veel afgeleid, en daardoor minder uur aan het werk dan waar ze voor betaald worden? De manager kan niet meer sturen op waarneming, maar wordt gedwongen te sturen op input en output. Deze andere manier van leidinggeven vraagt om een andere aanpak, en daarom ook om andere tools.

Tools die hierbij helpen

Bij op afstand managen staan drie zaken centraal: goede communicatie, time tracking, en planning. Alle drie zijn ze nodig om te zorgen voor een goede afstemming en heldere doelen, zodat ook op afstand uiteindelijk de opgestelde doelen bereikt worden. Planningssoftware kan een goede helpende hand bieden bij een aantal van deze zaken. Zo is planning vaak ingewikkelder bij werken op afstand, bijvoorbeeld wanneer gewerkt wordt vanuit verschillende tijdzones. Tegelijkertijd bleek zojuist al dat de mogelijkheid tot zelf plannen één van de voordelen is van op afstand werken: ook dit maakt planningssoftware mogelijk (zoals je leest in onze blog over zelfroosteren). Daarnaast kan ook tijdregistratiesoftware ingezet worden om te tracken hoeveel uren gewerkt worden en waaraan, aangezien dit niet meer fysiek zichtbaar is. Zo is er inmiddels zelfs tijdregistratiesoftware die gekoppeld is aan GPS-informatie, zodat ook iemands precieze werklocatie meegenomen kan worden. Rondom de rol van tijdregistratiesystemen bij deze nieuwe, flexibele manieren van werken is echter discussie: tegenstanders zeggen dat deze ‘controle’ niet past bij het vrijere karakter van werken op afstand. Aan de andere kant zeggen voorstanders dat tijdregistratie en op afstand werken beiden tools zijn om te komen tot een hogere efficiëntie, en dat ze elkaar dus juist kunnen versterken. Of het wel of niet past zal dus liggen aan het karakter van de organisatie, en de voorkeuren van managers en medewerkers.

“Het kantoor is daar waar je een laptop en internettoegang hebt” wordt ook wel gezegd. Dat deze gedachte steeds breder gedragen wordt, is duidelijk: de stijgende lijn van werken op afstand zal de aankomende jaren blijven. Daarom is het belangrijk om als organisatie na te denken over hoe je dit inricht, om alle processen optimaal, en misschien zelfs beter dan voorheen, te kunnen blijven managen. Kies daarbij dan voor de werkwijze en tools die passen bij de organisatie en waar ook de medewerkers achter staan. Immers: samenwerking en vertrouwen zijn de basis van succesvol werken op afstand, dus ook bij het inrichten van het proces moet dit centraal staan.

Dit blog is eerder verschenen bij onze partner Planbizz, uw IT-dienstverlener op het gebied van planning & tijdregistratie.

Reacties

 Laat een een reactie op dit artikel achter 

  Nieuwsarchief