HRM & Technologie (e-HRM) - in meer dan 100 vragen

Een subset van 10 vragen kun je gratis downloaden op de website van UmanIT.

Wat zijn synoniemen voor de term 'e-HRM'?

In plaats van e-HRM spreekt men in de Nederlandse en Amerikaanse literatuur ook wel over HR-tech, HR-technologie, virtual HR(M), een HR-intranet, web-based HR, Business to Employee (B2E), computer-based human resource information management systems (CHRIS), Digital HRM, e-HR of HR Information System (HRIS).

HRM via de computer, kan dat wel?

Technologie op zichzelf is neutraal, niet goed en niet slecht. De manier waarop we het gebruiken én implementeren bepaalt of de voordelen daadwerkelijk worden gerealiseerd.

Het ontwikkelen en managen van personeel blijft natuurlijk mensenwerk. Mensen zijn op zoek naar zingeving. We willen autonoom zijn, bij andere mensen horen en verbinding maken, gezien en gewaardeerd worden, onszelf ontwikkelen en ergens goed in zijn. Aandacht en oprechte betrokkenheid kan technologie ons niet geven.

Daarom kan technologie/e-HRM alleen helpen om ons werk te ondersteunen en is het nooit een doel op zich. De continue aandacht voor een persoonlijke en ‘face-to-face’ benadering kan nooit door technologie vervangen worden.

Met een doordachte aanpak kan e-HRM wel veel processen slimmer laten verlopen zodat er in organisaties hopelijk juist meer tijd vrijkomt voor het ondersteunen, coachen en ontwikkelen van leidinggevenden en medewerkers.

Kortom: ICT moet dus de mens dienen, niet andersom. De technologische innovatie gaat door. We moeten in gesprek blijven over de ethische kant van technologie. De uitdaging ligt in het vinden van de juiste balans, met het ‘mens-zijn’ (welzijn) van de mens als belangrijkste uitgangspunt.

Wat zijn de belangrijke trends in e-HRM? 

Traditionele HR-systemen zullen de komende jaren relatief snel verouderen. Dat komt doordat nieuwe technologie als mobiel, video, robotisering en kunstmatige intelligentie snel opkomen. Zonder volledig te zijn een paar trends op het gebied van e-HRM:

• Meer aandacht voor gebruikersvriendelijke en gepersonaliseerde HR-portals voor medewerkers en managers (meer geavanceerde technieken om de user experience van de gebruiker te vergroten).
• Geïntegreerde oplossingen voor het ondersteunen van beleidsbeslissingen (digital analytics / HR-analytics). Het besef groeit dat HRM-applicaties beter benut moeten worden door ze te integreren met analyse- en planningstools op het gebied van workforcemanagement.
• Mobiele devices - In toenemende mate zullen bedrijven mobiele toepassingen en technologie zoals ‘widgets’ in portals, gekoppeld aan diverse basissystemen, toepassen. Leveranciers zijn momenteel bezig om hun HR-software volledig adaptive (sneller en gebruikersvriendelijker) te maken. Alle functionaliteit in het basissysteem is dan ook mobiel beschikbaar (geen aparte app meer nodig).
• Recruitment is de grootste markt op het gebied van eHRM met de meeste dynamiek en meeste start-ups. Er is bijvoorbeeld heel veel nieuwe technologie om kandidaten sneller te selecteren.
  Focus op productiviteit. Langzamerhand komen we op het punt dat de basisadministratie van HR op orde en geautomatiseerd is via ESS en MSS.
• Er komen steeds meer functionaliteiten op het gebied van bijvoorbeeld performance management, continue feedback geven en medewerkerstevredenheid.
• 'Social software' - Een van de eerste processen waar social software impact op heeft en heeft gehad is recruitment maar ook op andere processen verwacht onderzoeksbureau Gartner dat deze software meer ingezet zal worden (zoals bij e-learning).
• RPA (Robotic Process Automation). Bij RPA is de robot geen fysieke machine maar software. Het neemt bepaalde handelingen in processen zelfstandig over. Het gaat bijvoorbeeld om het verwerken van excelbestanden, emails en electronische formulieren. De robot functioneert als virtuele assistent en ondersteund de HR-afdeling.
• Meer en meer in de Cloud/PAAS - Tegenwoordig kiezen bedrijven voor cloudsoftware. We hadden al SAAS maar we spreken nu vaak ook van PAAS: Platform as a service. Het is een technisch flexibel platform waarop verschillende gespecialiseerde applicaties en apps worden gehost.

Welke voordelen heeft e-HRM?

In de praktijk blijkt dat organisaties die e-HRM oplossingen introduceren aantoonbare voordelen halen. De voordelen zijn zowel kwalitatief als kwantitatief.

De kwantitatieve, meer directe, voordelen liggen met name op het gebied van:

• De toegevoegde waarde die HRM kan leveren aan het bedrijfsresultaat;
• De efficiency van HR-processen.

De kwalitatieve, meer indirecte, voordelen liggen met name op het gebied van:

• De kwaliteit van de diensten en producten van de afdeling HRM;
• De ontwikkeling van mensen in organisaties.

Zonder uitputtend te zijn, enkele concrete voorbeelden:

• Efficiency: vereenvoudiging en standaardisatie van beheersmatige taken door reductie van het aantal processtappen, dubbele handelingen en (papieren) formulieren (tijdbesparing, minder bureaucratie, minder papierwerk).
• Meer tijd voor business (HR-)strategie omdat beheersmatige taken worden gedigitaliseerd.
• Betere informatie in digitale systemen leidt tot betere beslissingen. Door real- time gegevens in systemen kunnen professionals trends analyseren en beleid of advies daarop aanpassen. Door e-HRM kan een organisatie beschikken over alle denkbare gegevens over medewerkers, bijvoorbeeld op het gebied van inzetbaarheid, productiviteit of geleverde prestaties.
• Betere samenwerking tussen manager en medewerker doordat ze de HR- afdeling op veel onderwerpen niet of minder nodig hebben en er allerlei functionaliteiten online beschikbaar zijn.
• Bevorderen van de betrokkenheid van medewerkers en managers, bijvoorbeeld doordat informatie die voor hen persoonlijk van belang is in hun werk op een e-HRM portal wordt gepresenteerd.

Welke nadelen heeft e-HRM?

Het invoeren van technologie ter ondersteuning van HR-processen is niet altijd een eenvoudige en vanzelfsprekende zaak. Er zijn wel wat nuances te plaatsen bij technologie in het algemeen en dus ook bij e-HRM.

Het risico van technologie is dat het menselijke aspect veel te weinig aandacht krijgt. Dit kan negatieve gevolgen hebben voor het welzijn van mensen en daarmee voor de productiviteit. Zo is meer dan de helft van de werkenden meer dan de helft tijd kwijt aan verwerken van informatie. Diverse onderzoeken wijzen uit dat grote hoeveelheden van informatie, mobiele devices en multitasking juist kan leiden tot minder prestaties, bijvoorbeeld door concentratieverlies, informatie-overload en 'het gevoel altijd paraat te moeten zijn'. Overigens geldt de afgelopen jaren ook de zogenaamde productiviteitsparadox: ondanks alle investeringen in technologie zien we een daling in de productiviteitsgroei.

De vraag is tot slot of technologie kan leiden tot ongelijkheid. De slimsten, gezondsten en de meest digitaal ingestelden lijken te winnen, bijvoorbeeld bij het solliciteren naar een nieuwe baan.

Kunstmatige intelligentie en robotisering zouden wel eens een écht vernietigende impact kunnen hebben op de HR-functie. Adviesbureau Deloitte voorspelde in 2014 dat ondersteunende HR-functies binnen 10 -20 jaar volledig geautomatiseerd zijn. In de afgelopen jaren sprak ook de natuurkundige Stephen Hawking regelmatig voor de gevaren van kunstmatige intelligentie. Als de mensheid niet oppast, kunnen we wel eens vervangen worden door robots, waarschuwde hij. 'We moeten die bedreigingen sneller identificeren, voordat we er geen controle meer over hebben.'

E-HRM kan in technisch opzicht ook behoorlijk complex zijn (bijv. als het gaat om integratie van systemen, de keuze van nieuwe systemen of het beheer ervan). Een verkeerde aanpak kan leiden tot veel meer werk en frustratie in plaats van minder.

Daarnaast zijn huidige HR-softwaresystemen wel heel stabiel en bieden ze veel functionaliteit maar zijn ze bijvoorbeeld erg centralistisch en op de individuele gebruiker ingericht. Veel systemen groeien niet snel genoeg mee met nieuwe ontwikkelingen (denk aan werken in teams/zelfsturing). Maar ook in cultureel opzicht kan technologie ingewikkeld zijn. Door zelfservice vervagen de grenzen van macht en gezag. Vooral veel managers zijn daar nog niet op voorbereid. Aandacht voor dergelijke veranderkundige aspecten kost doorgaans veel tijd, energie en dus geld.

Het is duidelijk: HR heeft een belangrijke opdracht. HR-professionals moeten continue het welzijn van mensen blijven monitoren en dienen persoonlijk contact te blijven stimuleren. Verder kan HR een rol spelen bij het maken van afspraken over gebruik van apparaten, geven van voorlichting, het bedenken van alternatieven voor technologie en bij het werken aan cultuur waar aandacht is voor de mens.

Dat er nuances zijn te maken bij e-HRM maakt de invoering ervan overigens niet minder de moeite waard. Mits de voor- en nadelen goed worden afgewogen én er goede zorg wordt besteed aan de invoering van e-HRM is de belofte dat technologie daadwerkelijk HR op een hoger niveau kan brengen.

Wat zijn de stappen in een e-HRM project?

Ieder e-HRM project is weer anders. Sommige organisaties gebruiken de Prince2-methode, anderen werken liever op een 'agile' en 'scrum'-manier. Er zijn een aantal stappen in een e-HRM project die in ieder geval doorlopen dienen te worden.

1. Diagnose en doelstellingen bepalen - Maak een goede analyse van de huidige en gewenste situatie én bepaal de meerwaarde van technologie
2. Ontwerpen - Maak keuzes over hoe de HR-dienstverlening en het e-HRM systeem eruit moet komen te zien
3. Detailleren. -Werk in deze stap een aantal zaken verder uit. Denk aan het herontwerpen van de te digitaliseren processen, het opstellen van een concrete projectplanning of een communicatieplan om gebruikers te betrekken bij de nieuwe software
4. Implementeren - In gebruik nemen van de software
5. Beheren - Maak een beheerplan met als doel dat de technologie blijft aansluiten bij de behoeften van gebruikers.

In de publicatie ‘HRM & Technologie (e-HRM) – in meer dan 100 vragen’ van Matthijs van den Bos lees je meer over de implementatie van e-HRM. Kijk op de website van The Question Library.