Het niveau van 'Basis op orde' in het #HRTech Volwassenheidsmodel: Onderweg naar consistentie en meetbaarheid

Kenmerken van 'Basis op Orde'

1. Gedigitaliseerde basisprocessen: Organisaties op dit niveau hebben de basisprocessen zoals verzuim, verlof, declaraties en ,indien van toepassing, roosterplanning gedigitaliseerd. Dit draagt bij aan de efficiëntie en nauwkeurigheid  van het uitvoeren van deze taken.
2. Uitzonderingen en verbeterpunten: Hoewel de basisprocessen zijn gedigitaliseerd, komen uitzonderingen nog regelmatig voor en zijn er zichtbare verbeterpunten. Dit duidt op een behoefte aan verdere optimalisatie en standaardisatie van HR-processen.
3. Gekoppelde HR Tech architectuur: De HR Tech architectuur is gekoppeld  aan de salarisadministratie, welke op haar beurt is geïntegreerd met de boekhouding. Dit zorgt voor een naadloze uitwisseling van gegevens tussen verschillende systemen.
4. Reactieve dienstverlening: Ondanks digitalisatie is de dienstverlening van HR nog voornamelijk reactief. Er is een relatief lange doorlooptijd op aanvragen, wat wijst op ruimte voor verbetering in de responsiviteit van het HR-team.
5. Basis HR Tech skills: Medewerkers van HR hebben basisvaardigheden op het gebied van HR-technologie, maar er is nog ruimte voor groei en ontwikkeling om het volledige potentieel van de beschikbare tools te benutten. Hierdoor worden nog veel systeem gerelateerde vraagstukken uitbesteed aan externen.
6. Data beschikbaarheid op aanvraag: Data is beschikbaar op basis van informatie op aanvraag. De data wordt nog niet gevisualiseerd of geanalyseerd. Dit belemmert de mogelijkheid om proactief inzichten te genereren en hierbij besluitvorming te ondersteunen.
7. Basis AVG-proof processen: Alleen de basisprocessen en tooling zijn AVG-proof, wat betekent dat er ruimte is voor verdere naleving van gegevensbeschermingswetten.
8. Eigenaarschap van HR-systemen: Binnen de organisatie is duidelijk wie verantwoordelijk is voor de inrichting van de systemen en de verbetering hiervan.

Uitdagingen en Kansen

1. Consistentie en meetbaarheid: Een van de belangrijkste uitdagingen op dit niveau is het streven naar consistentie en meetbaarheid in HR-processen. Dit vereist het ontwikkelen van standaarden en normen voor het omgaan met uitzonderingen en het meten van prestaties.
2. Verouderde informatie: Hoewel de user experience verbeterd is, worden nog niet alle gegevens bijgewerkt in de systemen en ervaren gebruikers nog steeds verouderde informatie. Het updaten van gegevens en processen kan de betrouwbaarheid van de informatie vergroten.
3. Verbeterde rapportage: Het gebruik van Excel voor rapportages beperkt de mogelijkheid om gegevens te analyseren en inzichten te verkrijgen. Investeringen in geavanceerde rapportage-tools, gekoppeld aan de HR-systemen, kunnen waardevol zijn voor het verkrijgen van diepere inzichten.
4. Proactieve dienstverlening: Het HR-team zou moeten streven naar een verschuiving van reactieve naar proactieve dienstverlening door beter inzicht te krijgen in de behoeften van medewerkers en hen proactief te ondersteunen bij hun HR-gerelateerde zaken.
5. Versterking van HR Tech vaardigheden: Het investeren in verdere ontwikkeling van HR Tech-vaardigheden bij het HR-team kan helpen bij het maximaliseren van de mogelijkheden van beschikbare technologische tools.
6. Stroomlijnen van processen: Door processen verder te stroomlijnen en standaardiseren, kan de doorlooptijd van aanvragen worden verkort en kan de efficiëntie van HR-processen worden verbeterd.

Conclusie

Het niveau van 'Basis op Orde' vertegenwoordigt een belangrijke mijlpaal in de reis naar HR-technologie volwassenheid. Hoewel organisaties op dit niveau de basisprocessen hebben gedigitaliseerd en een fundament hebben gelegd voor verdere groei, worden ze nog geconfronteerd met uitdagingen zoals inconsistentie, verouderde informatie en beperkte meetbaarheid. Door te investeren in standaardisatie, training, verbeterde rapportage en proactieve dienstverlening kunnen organisaties hun HR-processen verder optimaliseren en streven naar hogere niveaus van volwassenheid en efficiëntie binnen de organisatie.