Dit zijn de trends in payrolling voor 2024

De droom: een internationale oplossing

Veel ontwikkelaars van payrollsystemen dromen ervan om een oplossing te bouwen die voldoet aan de complexe behoeftes van klanten die over de hele wereld opereren. In het verleden werden daarvoor verschillende payrollnetwerken aan elkaar geknoopt.

Nu willen payrollontwikkelaars toewerken naar “native” oplossingen die niet leunen op houtje-touwtje constructies. Deze systemen moeten een meer uniforme en consistente User Experience bieden en een “single-pane view” van het gehele payrollproces presenteren. Daarbij moeten ook nieuwe technologieën, zoals AI-assistenten, gebruikt kunnen worden.

Uit een enquête van Sapient Insights Group bleek dat internationale payrollkosten en payrollprecisie de belangrijkste speerpunten voor grote inkopers van payrollsystemen zijn.

Volgens experts worden payrolloplossingen gedreven door technologische vooruitgang en zijn ze minder gericht op diensten. Er zal volgens hen altijd behoefte blijven aan lokale representatie, zoals voor bijvoorbeeld problemen met de klantenservice of voor specifieke wet- en regelgeving, maar ontwikkelaars zijn de afgelopen twee jaar meer in gaan zetten op wereldwijd inzetbare technologie. 

Enkele leveranciers die hun product internationaal hebben verspreid, zijn onder andere Oracle en UKG. Deze laatstgenoemde introduceerde zijn nieuwe product One View in 2023, een systeem dat voortkwam uit de overname van de internationale payroll provider Immedis. One View biedt inmiddels onboarding en ondersteuning aan in meer dan 160 landen. 

Flexibele betaling: steeds meer geaccepteerd?

Ook wordt het steeds meer gebruikelijk om “earned wage access” (EWA) of "on-demand" betaalopties toe te passen in payroll technologieplatforms. Deze betaaloptie is vooral aantrekkelijk om moeilijk te vinden flexibele arbeidskrachten, die vaak blij zijn met de betaaloptie, te werven en te behouden. Zo is uitzendbureau 365WERK al een experiment begonnen om op deze manier uit te betalen.

Deze tools, die werknemers toegang geven tot het loon dat ze al hebben verdiend vóór een geplande betaaldag, worden soms betaald door werknemers die een vergoeding moeten betalen om eerder over hun geld te kunnen beschikken. In andere gevallen betalen werkgevers voor de service aan hun werknemers.

Uit sommige onderzoeken blijkt dat een meerderheid van zowel bedrijfsleiders als werknemers voorstander is van EWA. Uit een onderzoek van ADP uit 2022 bleek dat 76 procent van de werknemers het belangrijk vindt dat werkgevers dergelijke oplossingen voor loon op aanvraag aanbieden. 82 procent van de werkgevers die de oplossing nog niet aanbieden, is geïnteresseerd om deze betalingsmethode te introduceren.

Ondanks die interesse zijn er signalen dat de adoptie van EWA is vertraagd sinds de pandemie en dat het gebruik niet voldoet aan de eerste verwachtingen. Uit het onderzoek van Sapient Insights bleek dat slechts 12 procent van de respondenten EWA-oplossingen gebruikt. Van de organisaties in het onderzoek die on-demand verloning gebruiken, had 83 procent van de werknemers in loondienst, 73 procent van de werknemers op uurbasis en 8 procent van de werknemers op contractbasis toegang tot EWA.

AI betreedt het podium

Payroll leveranciers doen ook mee aan de stormloop op kunstmatige intelligentie. Veel van hen hebben AI in hun platforms ingebouwd om HR-klanten te helpen bij problemen met salarisnaleving, om vragen van werknemers over hun salaris of secundaire arbeidsvoorwaarden te beantwoorden en om het voor managers makkelijker te maken om werkroosters voor werknemers te maken of tijdkaarten te controleren.

Sommige organisaties zetten AI ook in om personeelstekorten op te vangen, omdat het voor hen moeilijker is geworden om payroll professionals aan te nemen of te behouden.

Experts stellen dat een van de meest waardevolle toepassingen van AI in de salarisadministratie de naleving van belastingvereisten en salarisvoorschriften is.

Het gebruik van AI kan zowel systemen als mensen helpen bewuster te worden en compliance-gerelateerde fouten te voorkomen. Daarnaast kan het leiden tot een sterke return on investment voor het gebruik van AI in regelgeving, vooral in die regio's van de wereld waar een organisatie misschien niet veel expertise heeft op het gebied van compliance. Ook wordt AI vaak gebruikt bij tijdregistratiesoftware voor taken zoals het waarschuwen van managers voor fouten in tijdkaarten.