Lessons learned van ons eerste onderzoek naar gebruik planning- en roostersoftware in de zorg

We hadden een duidelijk doel met dit onderzoek. Door inzichtelijk te maken hoe de software op dit moment gebruikt wordt en waar de voornaamste worstelingen en uitdagingen zitten, kunnen we een scherper beeld creëren van de stappen die we kunnen zetten. En op basis van die kennis, kunnen we gezamenlijk werken aan een grotere volwassenheid van de markt en een efficiënter gebruik van de software. Ik ben erg blij met het grote aantal positieve reacties; dat bevestigt wat mij betreft dat de waarde van het onderzoek in de markt breed wordt onderkend. 

Software scoort een voldoende

Wat zijn nu de voornaamste bevindingen? Ik zet een aantal conclusies op een rijtje. We vroegen de deelnemers aan het onderzoek allereerst een rapportcijfer te geven voor de algemene tevredenheid met de software. Gemiddeld kreeg de software van de respondenten een 6,9. Ofwel: een voldoende, die ruimte biedt voor verbetering. 

Gemiddeld kreeg de software een 6,9: een voldoende, die ruimte biedt voor verbetering

Top 5 verbeterpunten

We vroegen ook waar de voornaamste verbeterpunten liggen. Dit leverde de volgende Top 5 op:

1. Gebruikersondersteuning en gemak
2. Overzicht
3. Grotere snelheid bij leveranciers bij het beantwoorden van vragen
4. Meer functionaliteiten
5. Zelf aanpassingen kunnen doen

Als het om de gebruikersvriendelijkheid gaat, geeft driekwart van de respondenten aan tevreden te zijn; van die groep is 20 procent zelfs zeer tevreden. Een klein aantal respondenten is ontevreden (10 procent) of zeer ontevreden (5 procent). 

Minder handelingen

Op de vraag waar mensen verbetermogelijkheden zien werd onder meer geantwoord: ‘Het verminderen van het aantal handelingen’ en ‘Een totaaloverzicht bieden van informatie, bijvoorbeeld van uren en verlof, door betere filters’. 

Ook over de performance van de software zijn de meeste gebruikers positief. 41 procent laat weten tevreden te zijn en 22 procent is zeer tevreden. Eén op de vijf respondenten is ontevreden of zeer ontevreden. 

Gevraagd naar verbetermogelijkheden werd de snelheid van de software het meest genoemd. ‘Rapporten draaien traag’ en ‘het systeem loopt vast en is erg langzaam’, waren enkele observaties. Een andere respondent noemde als verbeterpunt ‘meer tijd om de performance te optimaliseren’.

Dit zijn slechts enkele uitkomsten. Download voor de andere resultaten het volledige gebruikerstevredenheidsonderzoek 2023.

Proactiever werken aan kennis

Wat leert dit rapport ons? Zoals gezegd: we zijn goed bezig, maar er is ruimte voor verbetering. Op welke manier kunnen we aan die verbetering werken? Ik ben ervan overtuigd dat het in de kern draait om gebruikersondersteuning. Wat mij betreft ligt er een duidelijke verbeterkans als we veel proactiever gaan werken aan kennis van de software én aan gebruikersondersteuning. Het gaat er dan om dat je weet wat er bij je gebruikers speelt, wat hun wensen zijn en waar ze tegenaan lopen. 

De eindverantwoordelijke voor het oppakken van die proactieve rol is de functioneel beheerder. Hij of zij is de belangrijkste schakel tussen gebruikers en belanghebbenden enerzijds en de software anderzijds. Hij of zij zou zich heel actief moeten profileren in de organisatie en veel het contact moeten zoeken met gebruikers en belanghebbenden.

Goede gebruikersondersteuning

Dat kan op allerlei manieren. Denk aan periodiek overleg met hen om vragen te beantwoorden, aan heldere en duidelijke informatie verschaffen, bijvoorbeeld via intranet, of aan een introductietraining van nieuwe medewerkers geven. Uiteindelijk draait het erom dat je als functioneel beheerder zichtbaar bent, en dat je collega’s in de organisatie weten dat je er bent om een luisterend oor te bieden en advies te geven bij problemen en behoeften. 

Bottom line is wat mij betreft: bij succesvol gebruik van planning- en roostersoftware is de software zelf secundair; primair gaat het om een goede gebruikersondersteuning. 

Uiteindelijk is de software zelf secundair; primair gaat het om een goede gebruikersondersteuning

Voor ons vanuit Planbizz is dit onderzoek geen eenmalige exercitie. Wij gaan de komende periode thematafels organiseren waar we samen met vertegenwoordigers van diverse organisaties ervaringen gaan delen en gaan leren van elkaar. Met alleen inzicht ben je er immers niet, je moet gaan kijken naar concrete stappen. 

Heb je belangstelling voor deelname aan een van de thematafels? Laat het me weten via rocco@planbizz.nl