Onderzoek moet zorgorganisaties helpen hun planningsoftware beter te gebruiken

Planbizz helpt organisaties om te zorgen dat hun planning- en roostersoftware goed werkt. Sinds 1 maart loopt ‘hét Nationaal Gebruikersonderzoek 2023: workforce planning software in de praktijk.’ Doel is om dit onderzoek jaarlijks te gaan herhalen.

Waarom dit onderzoek?

Planbizz-oprichter Rocco Agterberg: “Wij zijn dag in dag uit in contact met zorgorganisaties en merken dat ze momenteel erg worstelen met hun planning- en roosterapplicaties. Die worsteling heeft direct impact op de bedrijfsvoering. Want als de planning niet goed loopt, krijg je geen optimale match tussen zorgvraag en zorgaanbod. Dat heeft niet alleen consequenties voor de bedrijfsvoering van de zorgorganisatie zelf, maar ook op de samenleving. We zijn immers allemaal gebaat bij goed georganiseerde zorg.

Zelf het wiel uitvinden

Je ziet dat al die organisaties zelf het wiel proberen uit te vinden om het gebruik van planningsapplicaties te verbeteren. Ze lopen allemaal tegen hetzelfde soort problemen aan en ze stoeien allemaal met dezelfde thema’s. Wij willen er met het onderzoek voor zorgen dat we inzichten kunnen delen, dat we kunnen leren van elkaar en dat we zo voorkomen dat iedere organisatie het in z’n eentje moet uitzoeken.”

Met welk type problemen worden organisaties geconfronteerd?

“Er komen altijd een paar specifieke thema’s terug. Een erg belangrijke is dat functionaliteiten niet goed benut worden. Mensen denken bijvoorbeeld dat ze een aantal dingen missen, terwijl die wel degelijk aanwezig zijn. Ze gaan dan met Excel-lijsten werken om die zogenaamd ontbrekende functionaliteiten aan te vullen. Of neem als voorbeeld een auto-scheduler, die op basis van een algoritme en variabelen een rooster kan maken. Je moet een aantal taken goed inregelen om dat algoritme goed te laten werken en als je dat niet goed doet, krijg je ook geen goed rooster.

Onvoldoende getraind

We zien ook dat nieuwe medewerkers vaak onvoldoende getraind worden om met de applicatie te gaan werken, waardoor ze zelf maar een beetje gaan rommelen. Of dat een nieuwe functioneel beheerder niet goed wordt opgeleid en daardoor verkeerde antwoorden op vragen van gebruikers gaat geven of updates niet goed implementeert.

Ook het koppelen met HR-applicaties gaat vaak mis. En er wordt veel geklaagd over de performance van de software, over systemen die te traag zijn of er regelmatig uitklappen, of over diensten die opeens verschuiven. Ik vrees dat zulke performance-problemen toch ook vaak door de gebruiker worden veroorzaakt. Een voorbeeld: In een grote organisatie maken duizenden mensen gebruik van planningsoftware en alle data wordt opgeslagen in één database, terwijl die database maar de helft van die data aankan. Het gevolg is dat het systeem er regelmatig uitklapt en dat de software heel traag wordt.”

Er lijkt dus nog veel winst te boeken als het gaat om de kennis van de gebruiker. Is de klant bewust onbekwaam of onbewust onbekwaam?

“Meestal dat laatste. Ik denk dat 90% onbewust onbekwaam is en 10% bewust onbekwaam. Die laatste groep begrijpt ook dat er oplossingen zijn en komt naar ons toe voor ondersteuning.”

Is jullie doel van het onderzoek ook om de volwassenheid bij de gebruiker te vergroten?

“Ja, zeker. Het gaat wat mij betreft om volwassenwording én om zelfredzaamheid. Het is leuk als organisaties naar ons toekomen voor hulp, maar ons doel is dat we binnenkomen en ze zodanig helpen dat ze het daarna zelf kunnen doen. We willen met ons onderzoek inzicht geven in de aard van problemen en uiteindelijk ook organisaties aan elkaar koppelen die met dezelfde vraagstukken bezig zijn. We willen best practises naar boven halen en ik hoop dat organisaties ook het gesprek met elkaar aangaan. Als follow-up van het onderzoek willen we ook live-events gaan organiseren, meet-ups waar mensen met elkaar in discussie gaan en leren van elkaar.”

"Het gaat wat mij betreft om volwassenwording van de doelgroep én om zelfredzaamheid."

Jullie kiezen heel bewust voor een onderzoek in de zorg. Waarom juist deze sector?

“Voor mij is de maatschappelijke impact van de zorg de allerbelangrijkste reden. Als planning in de zorg niet lekker loopt, is dat direct van invloed op de bedrijfsvoering, en daarmee ook op de hele samenleving. Het is een vitale sector die impact heeft op de burger. De zorg staat onder grote druk. Hoe belangrijk is het dan om zorgcapaciteit goed in te zetten. In de zorg gaat het ook heel erg om blije medewerkers en daarbij is die planning ontzettend belangrijk. Denk maar aan heel concrete dingen: dat je je rooster goed kunt inzien, dat je voorkeuren kunt opgeven, bijvoorbeeld als je een dag liever om 10 uur wilt beginnen, dat het makkelijk is om diensten te ruilen, dat je snel kunt zien waar overcapaciteit is en wanneer er ruimte is voor verlof. Als je al deze zaken goed organiseert dan draagt dat direct bij aan een goede work-life-balance en aan de tevredenheid van de mensen in je organisatie.”

Leren van elkaar

Waarom moeten mensen meedoen aan dit onderzoek?

“Wat mij betreft om twee redenen: Enerzijds doe je het voor je eigen organisatie. Het is belangrijk om in gesprek te gaan en om te leren van elkaar. Je kunt de uitkomsten van het onderzoek zelf gaan toepassen waardoor je een bijdrage levert aan het verbeteren van je eigen organisatie en zo de burger beter kunt bedienen. De tweede reden ligt weer op het gebied van die maatschappelijke impact: Je doet het niet alleen voor jezelf. Door je eigen ervaring te delen help je ook weer andere organisaties om te verbeteren.”

Doe mee aan het onderzoek!

Ben jij gebruiker van planning- of roostersoftware in de gezondheidszorg? Deel dan jouw mening via het online onderzoek. Jouw bijdrage wordt zeer gewaardeerd. Klik op de link en ontdek meer over het belang en hoe je kan deelnemen. Hét Nationaal Gebruikersonderzoek 2023: workforce planning software in de praktijk.’

Wil je direct meer uit je planning- of software halen? Download dan gratis de whitepaper en ga aan de slag.