Een wereldwijd nieuw HR platform selecteren voor Swapfiets

De uitdaging

"Help ons bij het selecteren van geschikte technologie om onze mensenprocessen wereldwijd te schalen."

Hypergroei en snelle internationale expansie is geweldig. Het heeft echter gevolgen voor de manier waarop je mensen aanneemt, betaalt, promoveert en ontwikkelt.

Met de uitbreiding van Swapfiets naar zoveel landen, werden ze geconfronteerd met beperkingen van de, van oorsprong Nederlandse, HR-activiteiten. Het in Nederland gebruikte payroll-platform werd opgerekt om ook de payroll voor nieuwe landen uit te voeren, de kern van de HR-administratie werd gedeeltelijk op HQ niveau gedaan en voor andere delen lokaal. HR realiseerde zich dat er een nieuw HR-operating model en Tech stack nodig was om de groei van het bedrijf verder te faciliteren.

Dit is waar worldofwork™ om de hoek kwam kijken. Het HR-team van Swapfiets was de markt al aan het verkennen naar mogelijke oplossingen, maar hun bevindingen waren wat onduidelijk en riepen een aantal vragen op.

De HRTech-wereld is overspoeld met leveranciers die veel kunnen, maar met zeer verschillende benaderingen. Alvorens een platform te kiezen, moeten enkele fundamentele vragen worden beantwoord: Wat maakt uw bedrijf en HR-activiteiten anders dan die van anderen? En wat hebt u nodig om een solide basis te leggen voor massale internationale expansie? Welk deel van de HR-activiteiten zal wereldwijd worden uitgevoerd en welke processen lokaal?

De oplossing

Alvorens simpelweg een HR-oplossing te selecteren die wereldwijde mogelijkheden biedt, begeleidde worldofwork™ het HR-team van Swapfiets in verschillende fasen om de specifieke context voor hun organisatie en cultuur te bepalen. Wat we deden:

Ontwikkelen van een visie op HR en HR Architectuur

In deze fase bepaalden we de contouren (designprincipes) van het toekomstige HR-platform. Welke HR diensten en processen zullen centraal beheerd worden? Wat wordt er verwacht van lokale HR? HR datamodel; welke HR gegevens worden waar ingevoerd. Welke stuurinformatie verwacht de leiding? Hoe wordt deze verstrekt?

HRTech Architectuur

De blauwdruk van HR-functionaliteit die nodig is voor wereldwijde groei. Hierin wordt duidelijk onderscheid gemaakt tussen wereldwijde en lokale processen. Prioriteiten (HR roadmap); welke (HR) tools zijn momenteel beschikbaar en worden gebruikt en aan welke functionaliteit is grote behoefte? Welke data-integraties zijn aanwezig?

Procesbeschrijvingen

We weten nu wat Swapfiets, Swapfiets maakt. Om de onderscheidende processen in use cases te gieten moeten we ze eerst beschrijven. Samen met de proceseigenaren en specialist definiëren we de gewenste processen.

Use cases & eisen

Op basis van de gewenste processen helpen we Swapfiets met het opstellen van een aantal use cases waarin de werkwijze tot in detail wordt uitgelegd. Elke use case bestaat uit user stories die door de leveranciers worden getoond tijdens demo-sessies.

Selectie van de oplossing

Wanneer alle informatie van de vorige stappen is verzameld, zullen we HRTech leveranciers die voldoen aan de eisen van Swapfiets - op basis van hun website en onze eerdere ervaringen - een verzoek om informatie sturen. Maximaal 4 leveranciers zullen worden uitgenodigd om hun HRTech oplossing te presenteren via een demo-sessie op basis van de use cases die in stap 4 zijn gecreëerd. En alle leveranciers wordt gevraagd te antwoorden op een verzoek om prijsstelling. Alle verstrekte informatie wordt verzameld en gestructureerd op een transparante en objectieve manier, zodat Swapfiets de leveranciers kan selecteren die het beste passen.

Het resultaat

Swapfiets was in staat om een rationele en weloverwogen keuze te maken bij het selecteren van de HRTech leverancier waarmee ze in de toekomst wilden samenwerken. Het team implementeert momenteel een oplossing die echt past bij hun huidige en toekomstige behoeften. HR Operations was in staat om alle potentiële leveranciers te vergelijken en in gesprek te gaan met de HRTech leverancier van hun voorkeur en technische integraties en rapportage-eisen werden beschreven voordat de daadwerkelijke implementatie van start ging. Swapfiets is klaar voor een gecontroleerde en impactvolle digitale transformatiecyclus.

"De consultants van worldofwork™ weten wat er nodig is om HR-activiteiten wereldwijd op te schalen. Door met hen samen te werken wisten we precies hoe we onzin moesten filteren in onze RfP."

Danielle van Alewijn, Director People & Culture, Swapfiets

Over Swapfiets

Swapfiets is 's werelds eerste 'bicycle as a service' bedrijf. Opgericht in 2014 in Nederland, groeide de scale-up snel uit tot een van de toonaangevende aanbieders van micro-mobiliteit in Europa, met meer dan 220.000 leden in Nederland, Duitsland, België, Denemarken, Frankrijk, Italië en het Verenigd Koninkrijk.

Deze case werd eerder in het Engels hier gepubliceerd.