Travel management app of platform te beperkt voor nieuwe rol travel manager

De travel manager heeft de afgelopen anderhalf jaar niet zoveel kunnen doen, de coronacrisis maakte het reizen bijzonder moeilijk. Maar nu het aantal reisbewegingen weer toeneemt, is dit wellicht het moment om als organisatie de zorgplicht voor je reizende medewerkers onder de loep te nemen. Dat stelt Martin Wijlens, Senior International Salesmanager van Safeture dat zich specialiseert in technologie rond werknemersveiligheid in een blog op mt.be.

Travel manager op eiland

‘Veel bedrijven kiezen voor een reisoplossing die zich vooral richt op de zakenreis zelf. Op alles wat te maken heeft met de vlucht, het hotel, de huurauto, de kosten en de declaraties. Voor al die onderdelen kan de travel manager binnen een organisatie meestal alles zelf afhandelen. Daarmee bevindt de travel manager zich op een eiland’, stelt Martin Wijlens.

De coronapandemie heeft echter geleerd, dat reizen niet alleen betrekking heeft op de frequente reizigers. Als werkgever is het je job om voor de veiligheid van al je medewerkers te zorgen, of ze nu thuis, op het bureel of in het buitenland werken. Deze zogeheten Duty of Care, is recent bevestigd door de nieuwe ISO 31030 richtlijn voor travel risk management.

Focus verschuift

‘Duty of Care omvat dus niet alleen de sky nomads, de air warriors of welke naam je ook wilt geven aan degenen die regelmatig voor hun bedrijf reizen. Ook de frequente reizigers in eigen land en de werknemers die elke dag naar de fabriek of het kantoor pendelen vallen onder deze zorgplicht.

Bijna niemand gaat honderd procent terug naar kantoor, dus ook je thuiswerkers vallen onder Duty of Care. Als werkgever moet je direct met iedereen kunnen communiceren wanneer ze in nood verkeren en je moet weten waar ze zich bevinden op dat moment. De zorgplicht als werkgever voor al deze groepen werknemers is dus een bedrijfsbreed thema geworden.’

De focus bij bedrijven is dus niet langer alleen gericht op de veiligheidsaspecten tijdens een zakelijke reis, maar in toenemende mate ook op de gezondheidsrisico’s, geeft Wijlens aan. ‘De coronapandemie maakt reizen naar Europese landen zelfs al een uitdaging. Worden je medewerkers wel toegelaten, moeten ze daar in quarantaine? Internationaal reizen heeft een hele andere lading gekregen.’

Travel management omvat nu een scala van cross-functionele afdelingen binnen je organisatie.

‘Een van de hoekstenen van deze nieuwe ISO-richtlijn is dat het topmanagement erachter moet staan en dat het travel risk management volledig geïmplementeerd en ondersteund moet worden door de belangrijkste stakeholders binnen je organisatie.’

Eenvoudiger gezegd: ‘Alleen reismanagement, alleen beveiliging en veiligheidsbewustzijn, of alleen kijken naar het welzijn van je collega’s is dus niet langer voldoende. Alle afdelingen dienen op één lijn te zitten. Bovendien moeten zowel informatie, locatie als communicatie met betrekking tot Duty of Care gecentraliseerd worden en beschikbaar zijn voor de gehele organisatie.

Breder perspectief

Plotseling omvat travel management dus een scala van cross-functionele afdelingen binnen je organisatie. De zorgplicht houdt in dat nu meerdere afdelingen betrokken zijn, zoals safety & security, HRM, inkoop, facility en riskmanagement.’

Wijlens vindt zo’n Duty of Care-project een geweldige bruggenbouwer tussen afdelingen die op één lijn gebracht moeten worden. De travel manager moet immers vanuit die Duty of Care verplichting zakenreizen gaan bekijken vanuit een veel breder perspectief.

‘Alleen een travel management app of platform is dus niet meer voldoende voor de travel manager. Risk en security-afdelingen moeten ook voor dit onderwerp worden geraadpleegd, omdat hun kennis en ervaring met betrekking tot de veiligheid van medewerkers ook heel belangrijk is’, is de ervaring van Wijlens.

En daarmee komt de travel manager van zijn of haar eiland af. En verschuift de rol naar die van bruggenbouwer in brede zin. Althans voor diegenen die deze kans willen grijpen.

Doe de zelf-test: Aan de hand van de website https://www.checkmytravelrisk.com kan je zien waar je staat als organisatie met je Duty of Care beleid. Het invullen van de vragenlijst levert een gratis rapport op met aanbevelingen, zodat je in gesprek kan gaan met het management.