Het gebruik van technologie voor recruitment in zes fasen

Hoe organisaties werkenden rekruteren is aan verandering onderhevig, laat daar geen twijfel over bestaan. Van kunstmatige intelligentie tot het thuiswerken tot automatisering. In een wereld waar tech overheerst is het dan ook niet verwonderlijk dat er steeds meer tools en software zijn om die verandering te ondersteunen. Deze ontwikkeling van software geeft men meer opties, maar die worden bij lange na niet altijd benut, zo schrijft Kevin Wheeler in zijn Future of Talent Weekly Newsletter.

Volgens Wheeler maken de meeste middelgrote tot grote organisaties gebruik van zulke software. Desondanks is de selectie, integratie en gebruik lukraak, schrijft de HR-expert. Uit zijn nieuwsbrief: “Ze verhogen zelden de efficiëntie of snelheid omdat recruiters niet weten hoe ze ze moeten gebruiken, of ze zijn slecht geïntegreerd in de workflow”. Hij benadrukt dat de implementatie van technologie een evolutie is die tijd vergt. Om succesvol gebruik te maken van technologie in het wervingsproces moeten organisaties en managers een proces doorlopen dat bestaat uit zes fasen:

Fase 1 – Technologie ontbreekt volledig

Veel organisaties zitten in deze fase wat betreft het wervingsproces. Er wordt gebruik gemaakt van technologie, waarschijnlijk via een applicant tracking system (ATS) dat gebruikt wordt om cv's op te slaan en rapporten aan te maken.  Het versnelt het wervingsproces nauwelijks en kan het zelfs vertragen door de gegevensinvoer en andere administratieve taken.

Recruiters gebruiken in deze fase spreadsheets om de sollicitaties bij te houden en er is veel e-mail en papierwerk. Gegevens worden niet op een systematische manier verzameld en het verzamelen van gegevens kost tijd. Niets is in real-time of direct beschikbaar. Recruiters zijn in deze fase hun tijd kwijt aan het zoeken naar kandidaten via het internet en carrièresites, plannen en voeren sollicitatiegesprekken en communiceren met de rest van de managers. Elke sollicitatie is tijdrovend en zeer administratief.

Alle HRTech aanbieders op een rij

Ben jij op zoek naar passenden en innovatieve #HRTech oplossingen? Gebruik dan onze HRTech Arena. Hierin vind je alle aanbieders per domein.

Bekijk de HRTech Arena

Fase 2 – Lukraak gebruik van technologie

In deze fase wordt er gebruikgemaakt van een paar tools die helpen sommige processen te automatiseren. Maar de keuze van de tools is lukraak, zonder een echt plan of algemene visie. Er is weinig onderzoek gedaan naar de beschikbare tools, hun mogelijkheden, of hoe ze integreren met andere tools. En er is weinig budget of tijd beschikbaar voor onderzoek of testen.

Doorgaans hebben deze functies een sourcing tool, misschien wat technologie om kandidaten vooraf te screenen, en een candidate relationship management (CRM) tool om met kandidaten te communiceren. Sollicitatiegesprekken kunnen virtueel gevoerd worden en online ingepland worden. Toch is het gebruik van technologie in deze fase vaak eerder tijdverspilling dan een toevoeging, en recruiters doen de meeste dingen zelf. Er is geen integratie tussen de output van de tools en de volgende stappen in het proces. Hierdoor moeten recruiters steeds weer van tools naar handmatige processen springen.

Fase 3 – Toenemend gebruik van technologie

In dit stadium is er sprake van een visie over waar men naartoe wil met de technologie en kan er een tijdlijn en een implementatieplan zijn.  Maar alsnog zijn er in deze fase nog maar weinig inspanningen om het rekruteringsproces te stroomlijnen of te herontwerpen met het oog op de technologie.

Recruiters nemen langzaamaan de nieuwe tools in gebruik, maar zijn niet goed opgeleid in het gebruik ervan. En de tools zijn niet altijd de juiste of worden niet altijd op de juiste manier gebruikt.  Recruiters hebben geen vertrouwen in de tools en vallen vaak terug op de oude vertrouwde handmatige processen. Er kan bijvoorbeeld een screeningtool zijn, maar de recruiters voeren alsnog steeds handmatige screening uit. In deze fase is er interesse en de wens om meer te bereiken met technologie, maar de kennis, vaardigheden, budgetten en tijd zijn niet beschikbaar.

Whitepaper: Hoe kies je een tool?

Ben jij op zoek naar geschikte #HRTech tools, maar weet je niet waar te beginnen? Ontdek hoe je de juiste tool selecteert met dit whitepaper.

Whitepaper downloaden

Fase 4 – Geordend gebruik van technologie

Het rekruteringsproces boekt aanzienlijke vooruitgang in het vereenvoudigen van wat ze doen en in het elimineren van onnodige stappen. Het management heeft in deze fase beslist welke tools ze zullen gebruiken en hebben die op doeltreffendheid gerangschikt. Er is een logische opeenvolging van instrumenten, waarbij de output van het ene instrument naar het volgende leidt. Screening leidt bijvoorbeeld tot het afwijzen van een kandidaat of naar een andere vacature die beter aansluit bij zijn vaardigheden. Een automatische beoordeling leidt tot een automatisch sollicitatiegesprek, enzovoort. De tools zijn een aanvulling op de recruiters, die slechts af en toe input hoeven te geven.

De recruiters zijn opgeleid en voelen zich op hun gemak bij het gebruik van de technologie en beschouwen het als een nuttige aanvulling op hun werk.  De instrumenten verbeteren hun productiviteit en verminderen de werklast, maar veel stappen zijn nog steeds handmatig. Deze zaken vergen nog steeds tijd en veel inspanning van de recruiters.

Fase 5 – Geïntegreerd gebruik van technologie

In deze fase is het gebruik van technologie grotendeels geautomatiseerd. Vrijwel elke stap in het rekruteringsproces is geautomatiseerd, en de processen zijn goed doordacht, en het werk vloeit vlot van tool naar tool met zeer weinig behoefte aan de tussenkomst van een recruiter. De tools zijn volledig geïntegreerd met het HRIS-systeem, en gegevens worden in realtime verzameld en geanalyseerd.

Kandidaten hebben maar zelden contact met een recruiter omdat het proces en de tools feedback geven en vragen beantwoorden. Als de technologie een vraag niet aankan of zich een probleem voordoet, helpt een recruiter.  De recruiters worden adviseurs en consultants voor de kandidaten en de andere betrokken managers.

Fase 6 – Geautomatiseerd gebruik van technologie

Dit is een volledig geautomatiseerde en naadloze fase. Het volledig automatiseren van het rekruteringsproces lijkt misschien een utopie, maar het is nuttig om ons voor te stellen hoe het eruit zou kunnen zien. Zonder een visie is het immers moeilijk om vooruitgang te boeken.

In fase zes is de gebruikersinterface zorgvuldig ontworpen om managers en kandidaten een positieve en gebruiksvriendelijke ervaring te bieden. Een manager die de vacatures overziet heeft snel toegang tot de tools die ze nodig heeft vanaf een computer, tablet of telefoon. Er kan snel worden aangegeven welke vaardigheden en andere vereisten nodig zijn en kiezen welk type werkende het best bij deze vacature passen. De werknemers kunnen fulltime, parttime, flexwerker met een vast tijdschema of een consultant zijn.

Vervolgens krijgt zij een lijst met potentiële kandidaten uit een wereldwijde pool van talent. Er kan met elke geselecteerde kandidaat contact worden opgenomen via e-mail, sms, sociale media of telefoon. Interviews en vaardigheidsbeoordelingen kunnen worden geautomatiseerd of geëlimineerd; wat de manager wilt. Dergelijke software kan in deze fase een grote flexibiliteit mogelijk maken en alle hulp bieden die de manager of de kandidaat nodig heeft.

Of een organisatie nu Fase 6 bereikt of niet, de evolutie en alle valkuilen en leerprocessen op de weg ernaartoe kunnen werkelijk revolutionair zijn voor een organisatie. Technologie speelt nu al een belangrijke rol in het wervingsproces en dat zal alleen maar toenemen. Een goed geïmplementeerd proces moet de ervaring van het vinden van werk veel gemakkelijker en aangenamer maken. Een groot verschil met de stugge structuren vandaag de dag.

Implementatie uit handen?

Ben jij op zoek naar een partij die je kan helpen bij het implementeren van HRTech tools? In de consultancygids vind je deze partijen op een rij.

Consultancygids