Hoe maak je het HR IT landschap geschikt voor Total Talent Management deel 1

Dit artikel, waarvan volgende week deel 2, is ook terug te vinden in het (gratis) rapport "Aanbieders van Integraal Talentbeheer (ITB) in Nederland en België". In dat rapport staat een overzicht van partijen die organisaties al kunnen ondersteunen met Total Talent Management, of in het Nederlands Integraal Talentbeheer.

De basis onder ITB-technologie

Het uitgangspunt voor de technologie gebruikt voor ITB is vrij eenvoudig, en dit zowel vanuit de
gebruikerszijde als van de processen gezien:

Technologie functioneert voor iedere werkende hetzelfde en staat los van de contractvorm

Op dit uitgangspunt zijn wel uitzonderingen noodzakelijk, want niet in alle situaties mag, kan of wil je dat die technologie gelijk is. Echter:

De uitzonderingen die een andere technologie aanpak rechtvaardigen mogen alleen voortkomen uit verschillen in wetgeving tussen contractvormen, zoals voor contractuele en beloningsverschillen.

De specifieke en strikte wet- en regelgeving voor het contracteren van externen is één van de bestaansredenen van een VMS. Veel organisaties gebruiken bovendien ook beleidsmatige of financiële argumenten om de verschillen te laten bestaan, maar vanuit een ware ITB-gedachte past dat niet. Zo is het wenselijk dat ook zelfstandigen bijvoorbeeld mee kunnen doen aan een betaalde opleiding vanuit de organisatie, mits de kosten door de zelfstandige worden vergoed aan de organisatie.

Stap 1 - De Talentadministratie ITB-bestendig maken

Voor we kijken naar de werving en selectie-kant binnen ITB analyseer je best eerst de ‘talentadministratie’. Die talentadministratie, zonder ITB bekend als de personeelsadministratie, is namelijk de spin in het web van alle talent-technologie. Als de administratie niet op orde is lopen een heleboel andere systemen schade op. Niet alleen HR-systemen, ook andere systemen in de organisatie vertrouwen op een sluitende talentadministratie bij HR. Die administratie is veelal ook technisch gekoppeld aan drie relevante andere administraties.

Deze koppelingen worden in een steeds meer privacygevoelige tijd extra belangrijk, vooral die voor de digitale toegang tot de organisatie. De fysieke toegang tot locaties wordt door remote werken wel minder belangrijk. De koppeling met de financiële administratie is essentieel voor ITB in het kader van het kunnen sturen op ‘Total Talent Cost’, de totale kosten van talent met primaire én secundaire arbeidsvoorwaarden.

Om deze drie andere administraties met bruikbare informatie vanuit HR te voorzien en om die ITB-bestendig te maken, is er één essentiële eis te stellen aan de talentadministratie, namelijk elk talent heeft een uniek ‘talentnummer’ dat nooit verandert.

In IT-systemen is alles een nummer en in HR-systemen is dat het personeelsnummer, voor ITB het talentnummer. De belangrijkste eis is dat de talentadministratie kan omgaan met dit concept. Het talentnummer verandert niet als iemand met een andere contractvorm voor de organisatie gaat werken. Dus als je eerst uitzendkracht of zelfstandige bent en later als vaste medewerker gaat werken, behoud je hetzelfde nummer. De methodiek dat een personeelsnummer range iets zegt over de contractvorm, een truc van HR-systemen uit het verleden, moet worden losgelaten.

Dit is belangrijk omdat de andere drie administraties hier erg afhankelijk van zijn. Zo gaat het bijvoorbeeld bij wisselingen en beëindigen van contracten regelmatig fout bij digitale toegangen die verloren gaan of juist te lang open blijven staan omdat de nummers niet corresponderen.

Deze eis bevat nog een onderliggende eis en dat is herkenning van bestaande talenten. Alle tools
die voor W&S gebruikt worden, zoals ATS en VMS, zouden hiervoor een mechanisme moeten
hebben, want in een talentgerichte ITB-aanpak is geen ruimte voor dubbele registraties.

Overige, administratieve ITB-bestendigheidseisen

Naast bovengenoemde cruciale ITB-eis om een uniek talentnummer in te voeren, zijn er nog een
aantal relevante wensen:

• Een indicator die de contractvorm zichtbaar maakt. Dit is de belangrijkste maatregel om allerlei juridische problemen te voorkomen
• In alle tools met een afdelingenstructuur wordt die structuur gevuld vanuit de centrale talentadministratie. De manager van de afdeling kan daar dan ook gebruikt worden bij het inrichten van goedkeuringsprocessen
• Eén standaard digitaal talent dossier. Hierin staat de werkhistorie van de persoon bij de organisatie en alle contracten die er geweest zijn met het actieve contract
• Een geïntegreerde kalender en tijdschrijf-module, waarin enerzijds bepaalde groepen interne en externe medewerkers uren schrijven en anderzijds in een kalender- of plannings- toolingzichtbaar is voor iedereen wanneer iemand werkt en vakantie heeft, vrij is of niet voor de organisatie werkt.

Volgende week deel 2 van deze long read met stappen 2 tot en met 4 voor een ITB-bestendige HR IT architectuur.

Mark van Assema is coauteur van het boek ‘Mis geen talent’, een praktische handleiding voor bedrijfsleiders en hun HR-directies om met Integraal Talentbeheer aan de slag te gaan. Hij is ook HR-projectleider voor organisaties die ook externe talenten serieus nemen. De organisaties waar hij voor werkt willen met moderne #HRTech werken aan Integraal Talentbeheer of Total Talent Management.