De Kirkman Company HR-IT Sourcingstoets

Binnen Kirkman Company is Joëlla werkzaam bij de practice HR & Employee Experience. Die practice realiseert een kleine en krachtige HR functie, die levert wat organisaties vandaag de dag nodig hebben. Ze adviseert en begeleidt organisaties en HR afdelingen om voor hun medewerkers en hun gehele business relevant te zijn.

Ten eerste, wat bedoelen jullie eigenlijk met sourcing?

“Met sourcing bedoelen we: het maken van een keuze in wat je als organisatie zelf doet, wat je uitbesteed of hoe je samenwerkt met partijen uit de markt. Dit komt ook naar voren als je naar de selectie van een nieuw HR IT systeem kijkt. “

Waarom komen jullie juist nu met deze nieuwe HR IT sourcingstoets?

De HR IT sourcingstoets is niet nieuw, we hebben hier de afgelopen jaren al vele klanten mee geholpen, maar de wijze waarop we deze nu aanbieden is wel wezenlijk anders. Namelijk volledig digitaal en offsite. Doordat wij begin dit jaar door corona plotsklaps geen fysiek contact meer mochten hebben met onze klanten, maar projecten wel door gingen, hebben we dit versneld volledig gedigitaliseerd. Workshops, interventies en samenwerking met onze klanten kan nu volledig digitaal.

Wat zijn tot nu toe jullie ervaringen met deze manier van online samenwerken met klanten?

De eerste ervaringen zijn zonder meer zeer positief. Mede geholpen door het feit dat iedereen nu in een sneltrein vaart gewend is geraakt aan digitaal werken (waaronder video calls), zijn vroegere bezwaren om het digitaal te doen als sneeuw voor de zon verdwenen. Digitaal werken vraagt veel focus maar leidt ook tot veel efficiëntie in de uitvoering van taken. We hebben geleerd dat een zeer goede voorbereiding uiteindelijk leidt tot het sneller dan voorheen doorlopen van de stappen in onze HR (IT) sourcingstoets.

Zijn de overwegingen bij de sourcing keuze veel veranderd door corona?

Nee, althans daar merken wij op dit moment nog niets van. De overwegingen zijn nog steeds veelal hetzelfde. Ik sluit overigens niet uit dat door de impact die Corona heeft op de economie de overwegingen wel anders gaan worden. Tot op heden zien we namelijk dat het leveren / krijgen van een hogere kwaliteit dienstverlening meestal de belangrijkste overweging is. Kosten reduceren in mindere mate. Ik kan mij voorstellen dat dit gaat veranderen.

Wordt in de sourcingstoets ook gekeken naar de gewenste employee experience of de journey's die afgelegd kunnen worden?

Jazeker, we zien dat employee experience (EX) steeds belangrijker wordt in de doelstellingen die vooraf worden bepaald en dus in welke mate dat wordt meegenomen wanneer de klant marktpartijen gaat beoordelen. We zien naast de gevestigde namen op EX gebied ook partijen die specifieke oplossingen bieden voor een bepaald HR vraagstuk. Zoals bijvoorbeeld GuruScan of Celonis.

Zijn er met de groei van allerlei cloud dienstverlening nieuwe HR diensten die voorheen niet konden worden uitbesteed?

Ja. Met name op het gebied van beheer en doorontwikkeling. Voordat HR in de cloud ging, was het erg lastig om met name functioneel beheertaken uit te besteden. Doordat HR cloud oplossingen steeds meer standaard worden geïmplementeerd en daardoor steeds minder bedrijfsspecifiek zijn, kan ook functioneel beheer van die standaard oplossingen steeds beter worden uitbesteed. De klant kan zich hierdoor focussen op de behoefte en de beheerpartij, met hun diepe expertise over de oplossing(en) en dienstverlening, steeds beter op het invullen van de behoefte van de klant. De juiste afstemming en samenwerking tussen klant en beheerpartij is hierin essentieel voor succes.

Heb je tot slot nog een gouden tip voor organisaties die hun HR IT sourcing heroverwegen?

Zeker, ik zou er zelfs twee willen geven:

1. Bekijk je HR IT sourcingvraagstuk breed en beperk je niet tot alleen de vraag wat de beste HR IT software voor jou als HR is. Het doel is namelijk niet HR IT maar het verbeteren van je HR dienstverlening. Daar zijn meer factoren van invloed op! 
2. In het verlengde van tip 1. Wees niet penny wise, pound foolish. Van een slechte of onvolledige beslissing kan je nog lang last hebben. Niet alleen qua geld. Dus start eerst met een goede voorbereiding voordat je overgaat op het daadwerkelijk selecteren van de meest passende HR IT oplossing.

In deze video geeft collega Paulien Goudsmit van Kirkman Company een korte uitleg en demo van het online proces dat voor deze HR IT sourcingstoets gebruikt wordt. Je krijgt daarin een goede indruk van de stappen die Kirkman doorloopt tijdens zo'n toets. Meer informatie over Kirkman Company.