De personeels- en salarisadministrateur mag nog lang niet met pensioen

Van papier naar digitaal

Dat het anders moest, dat was duidelijk. Al die mutaties op papier die handmatig moesten worden ingevoerd en door verschillende personen moest worden ondertekend, met daarbij de vereiste stukken, was veel te tijdrovend en niet meer van deze tijd.

De invoering van ESS (Employee Self Service) en MSS (Manager Self Service) moest hier verandering in gaan brengen. De techniek was er klaar voor om de mutaties op papier te gaan digitaliseren. De rol van de personeels- en salarisadministrateur zou veranderen en  bedrijven moesten e-HRM nu alleen nog gaan implementeren en omarmen.

De administratie is niet weg!

We zijn nu een aantal jaren verder en hoe staat het nu met de implementatie van ESS en MSS bij organisaties? Is iedereen tevreden? Heeft het gebracht wat we destijds voor ogen hadden? En waar lopen we nu toch nog tegen aan?

Ik merk dat organisaties druk bezig zijn e-HRM te implementeren binnen hun organisatie en dat hier grote tempo verschillen zijn op te merken. Meestal wordt dit er wel ‘’even’’ bij gedaan door iemand van HR, maar in de praktijk merk je toch dat de implementatie van e-HRM specialistisch werk is.

Wat je ziet is dat er al veel HR- en Payroll processen gedigitaliseerd zijn, wat bepaalde invoer werkzaamheden een stuk eenvoudiger heeft gemaakt. We kunnen dus wel zeggen dat ESS en MSS ons zeker voordelen heeft gebracht in de digitale verwerking van handmatige processen, maar we zijn er nog niet.

Tips voor het continue verbeteren van de payroll processen

Om e-HRM op een juiste wijze te implementeren en verbeteren zijn mijn inziens een altijd zaken van belang die vooraf bekend en besproken moeten worden met alle betrokkenen.

1. Betrek de juiste personen en afdelingen bij het proces die ook daadwerkelijk de kennis in huis hebben om over het proces te oordelen.
2. Kies zorgvuldig één verantwoordelijke persoon voor de implementatie die kan oordelen en beoordelen over zowel HR- en Payroll processen en de omzetting hiervan naar e-HRM.
3. Is de kennis in de organisatie niet in huis, bekijk dan de mogelijkheden voor een extern iemand. Dat is misschien wat duurder maar bespaart je uiteindelijk veel ergernis, want als de basisinrichting niet goed staat, blijf je hier nog lange tijd veel last van houden.
4. Iedereen binnen de organisatie zal ermee moeten leren werken. Maak geen uitzonderingen en instrueer iedereen voldoende zodat je achteraf geen opmerkingen krijgt als ‘dat wist ik niet’ of ‘dat is mij nooit verteld’.
5. Bewaak goed met welk proces je bezig bent en maak dit eerst af, voordat je aan een nieuw proces begint. Door focus aan te brengen schep je duidelijkheid naar alle betrokkenen en kun je stap voor stap verbeteringen doorvoeren.

e-HRM is specialisten werk. Als HR afdeling, die vaak verantwoordelijk wordt gemaakt als proces eigenaar, doe je dit er niet zo maar even bij. Het zijn HR- én Payroll processen die omgezet moeten worden naar digitale online oplossingen. Dus kennis van HR, Payroll en affiniteit met IT en Online is zeker noodzakelijk voor een goede implementatie hiervan. Als proces eigenaar is het goed om je vaardigheden op deze gebieden up to date te houden en waar nodig input te verkrijgen van mensen die deze kennis wel in huis hebben.

Whitepaper: Hoe kies je een tool?

Ben jij op zoek naar geschikte #HRTech tools, maar weet je niet waar te beginnen? Ontdek hoe je de juiste tool selecteert met dit whitepaper.

Whitepaper downloaden

Wanneer is Self Service volwassen?

Waar staat ESS en MSS over een aantal jaren en waar willen we naartoe? Er zijn genoeg online oplossingen voorhanden om meer volwassen te worden in ESS/MSS, maar hoe kies je de juiste software voor jouw digitale vraagstuk?

Met het toenemen van het aantal aanbieders zal de keuze niet makkelijker gaan worden. Daarnaast zie je ook dat de eisen die een organisatie stelt aan e-HRM steeds uitgebreider worden, omdat ze al gewend zijn aan de basis digitalisering. We verlangen steeds meer en dat is prima, maar besef wel dat de personeels- en salarisadministrateurs die ermee moeten gaan werken en ook de medewerkers het tempo van de ontwikkelingen moeten kunnen bijhouden. Voorlopig moet er nog wel een aantal jaren handmatige controle van personeels- en salarismutaties blijven plaatsvinden.

e-HRM is nog niet af

Het is absoluut een voorwaarde dat je e-HRM blijft gebruiken met het juiste doel en met de juiste mensen en dat de mensen die ermee moeten werken ook daadwerkelijk het voordeel ervan inzien. Een prachtig mooi systeem dat niet goed is ingericht of niet betrouwbaar is, zal alleen maar tot ergernis leiden bij de gebruikers.

Daarnaast is het nodig dat je HR- en Payroll processen blijft optimaliseren. Zodra de initiële implementatie is afgerond zal nieuwe software en updates van met nieuwe mogelijkheden komen. Pak die kans om het ingerichte proces verder te verbeteren.

Al met al blijft het vakgebied e-HRM ook de komende jaren nog volop in beweging en is het pensioen van de personeels- en salarisadministrateur nog lang niet in zicht.

Aralt van Oosten, HRTech Review Expert in HR administratie en salaris domeinen, salarisadministrateur.nl