Internationale salarisverwerking richt je in met MCPO

Dit artikel is een samenvatting van een whitepaper van Vroom HR waarin het concept MCPO wordt uitgelegd.

Payroll is altijd lokaal

Door verschillen in wet- en regelgeving, cultuur en taal ontstaan allerlei risico’s voor de uitvoering van HR- en salarisadministratie, variërend van te laat betaalde salarissen tot problemen met compliance. Ook de geografische afstand en tijdsverschillen maken het niet gemakkelijker. Je kunt de risico’s effectief te lijf gaan met verschillende maatregelen. In het eerste deel van de whitepaper beschrijven we vijf risico’s met de bijpassende maatregelen.

Internationale payroll is een complex onderwerp, waar veel multinationale bedrijven mee worstelen. Misschien herken je de uitkomsten van een onderzoek van de Global Payroll Association (GPA): “De belangrijkste uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd wanneer ze in meerdere landen actief zijn op het gebied van payroll:

1. Gebrek aan kennis over lokale wet- en regelgeving;
2. Aansturing leveranciers is beperkt mogelijk en tijdrovend;
3. Te weinig vermogen om informatie te vinden over naleving van wetgeving en een gebrek aan consistentie in beleid en processen.”

Bron: Global Payroll Association, Payroll Report 2017 

Zelf doen versus uitbesteden

Een andere route is te kiezen voor een totaaloplossing in de vorm van Multi Country Payroll Outsourcing (MCPO). Een oplossing die je meer dan andere maatregelen ontzorgt, maar die je grondig moet voorbereiden. Je wilt er zeker van zijn dat je de juiste risico’s onder controle hebt en dat je ook in de toekomst compliant blijft.

Internationale HR en Payroll systeemselectie en implementatie from VroomHR.nl on Vimeo.

MCPO is zeker geen eenvoudig vraagstuk. Eerder een multidimensionale puzzel, die zich bij een verkeerde aanpak kan ontpoppen tot een veelkoppig monster. Bij een goede aanpak kan MCPO een complete oplossing zijn waarmee de hiervoor genoemde risico’s onder controle zijn en compliance goed geregeld is, ook voor de toekomst.

MCPO is het managen en beheren van de salarisverwerking in meerdere landen. Een MCPO-platform is een cloudoplossing voor het verwerken van de salarissen in landen waar de salarisverwerking is uitbesteed aan een derde partij. Een MCPO-oplossing kan een full-service, end-to-end payroll oplossing zijn met daarin een complete set services voor uitvoering, beheer, compliance en rapportages.

6 verschillende modellen voor MCPO

Één leverancier vinden die een global HR-systeem én global payroll systeem levert in combinatie met salarisdienstverlening in alle landen in de wereld, is uitgesloten. Het is voor één leverancier simpelweg onmogelijk om een systeem te programmeren dat in lijn is met lokale wet- en regelgeving voor de hele wereld en dat ook nog up to date te houden. Het is niet alleen onbegonnen werk, maar zou bovendien economisch onrendabel zijn.

Afgezien van een keuze voor de gewenste services, zijn er verschillende manieren om MCPO te contracteren. We beschrijven de zes meest voorkomende, waarvan de eerste drie de belangrijkste zijn:

1. In country payroll outsourcing
2. Aggregatormodel
3. Global HCM met global payroll aggregatormodel
4. Open Market model
5. Hybride model
6. Overige

De voordelen van een MCPO aanpak

Drie belangrijke voordelen van MCPO die voor veel organisaties de doorslaggevend zijn:

1. Betere controle en zichtbaarheid van de maandelijkse payroll
2. Compliant met wet- en regelgeving
3. Kostenreductie door verbeterde technologie en door centralisatie, standaardisatie en consolidatie.

Andere voordelen van MCPO zijn waardevolle services waar je zonder MCPO niet (of moeilijk) over kunt beschikken. Steeds meer aanbieders bieden extra services aan waarmee payroll data benut kan worden voor inzicht, tactische en strategische doeleinden.

Download het hele MCPO whitepaper in onze Kennisbank.