Onboarding ontrafeld in 7 #HRTech domeinen

Ambtenaren en #HRTech

Het congres begon met een keynote van Johan de Jager, gemeentesecretaris in Bodegraven-Reeuwijk en verbonden aan de organisatie coach. Hij probeerde de aanwezige, grotendeels gemeenteambtenaren te inspireren met loslaten van "De HR Hark" met hiërarchie en regels, ook in HR. In zijn gemeente zijn geen managers meer en iedereen ervaart veel meer vrijheid. Centraal hierin staat de mens zelf en dat begint volgens hem al bij de eerste werkdag.

Onboarding tools?

Dat brengt het onderwerp op onboarding. Gelukkig is er steeds meer aandacht voor onboarding, ook bij de overheid. Tijdens de sessies is wel te merken dat in de overheid hier nog grote stappen te maken zijn, zeker in vergelijking met organisaties die we eind vorig jaar bij Onboard.Amsterdam zagen.

Twee HRTech aanbieders actief met onboarding vertelden hun verhaal bij evente en toch staat slechts een daarvan in onze HRTech Arena in het Onboarding domein. Waarom staat Appical wel als ‘onboarding’ tool bekend en Topdesk niet? En dat terwijl notabene ik zelf (Mark van Assema) eens Topdesk heb geïmplementeerd als onboarding applicatie.

De 6 kern elementen van onboarding

Tijd dus om het begrip onboarding nader te analyseren. Tijdens de onboarding gebeuren er als het goed is direct een heleboel dingen voor, door en met een nieuwe medewerker:

1. Checks op je diploma’s, een VOG en misschien nog andere controles
2. De HR administratie wordt geregeld, zoals je contract en andere arbeidsvoorwaarden
3. Allerlei logistieke zaken moeten klaargelegd worden, zoals een pasje en een IT account
4. Er is een kennismaking met de organisatie, de cultuur en de collega’s
5. Je start met leren van missende skills die nodig zijn in je nieuwe baan
6. Je maakt afspraken over het werk dat je gaat doen

Door deze veelheid aan acties is er vaak ook een veelheid aan HRTech betrokken in deze stappen

1. Achtergrond Screening
2. Core HR / HR administratie
3. Workflow oplossingen
4. Social of samenwerken tools
5. Opleidingen / LMS achtige tools
6. Prestatie management tools

Zo kan het dus ook gebeuren dat veel aanbieders in bovenstaande 6 specifieke HRTech domeinen aangeven dat ze ‘onboarding’ hebben. En dat hebben de dus ook wel, alleen slechts ten dele.

Een aparte domein voor Onboarding

Juist doordat onboarding zo’n breed terrein is en omdat onboarding steeds belangrijker werd is er zo’n 6-7 jaar geleden een nieuw HRTech domein ontstaan. Dat van de onboarding tools. Deze tools zijn specifiek gemaakt om de eerste periode, vanaf het tekenen van het contract tot bijvoorbeeld de eerste 100 dagen bij de organisatie, de nieuwe medewerker te ondersteunen. Deze onboarding tools bieden zelf dan een aantal van bovengenoemde 6 domeinen, of bieden koppelingen naar HRTech in die domeinen. De gebruikers focus voor deze nieuwe tools ligt wel puur op die nieuwe medewerker, zodat het nodig is na die 100 dagen soepel over te kunnen stappen op andere HRTech die gebruikt wordt.

Ga je met onboarding aan de slag is het zaak om al bovenstaande elementen op een rij te zetten en te prioriteren waarmee je moet beginnen. Dat kan bv via 'customer journey mapping'

Customer Journey Mapping

Terug naar het event HRM in de Overheid. Tijdens een workshop begeleid door Topdesk wordt een concrete link gelegd tussen HRM en CRM, Customer Relationship Management. Het omdenken van het kijken naar medewerkers als klanten zien we in steeds meer HR gebieden, zoals de Customer Experience die vrij vertaalt ook als Employee Experience gezien wordt.

In de workshop worden de drie kernpunten van een “dienst”, een tijdsafhankelijke (1), ontastbare (2) ervaring (3), die ook HR levert, ontleed en in een customer journey map gezet. Een “customer journey mapping beschrijft en visualiseert de ervaringen en emoties van een klant gedurende de reis die de klant maakt”. Je kunt hier de toolkit van Topdesk downloaden om zelf zo’n reis in te maken.