Met eHRM zelf je salaris invullen

Controles zoveel mogelijk automatisch, indien hier HR of Payroll expertise voor nodig is dan bij voorkeur achteraf vlak voor de salarisverwerking en steekproefsgewijs.

Self service en een eHRM systeem passen daar goed bij. Echter, het HR-systeem dat deze organisatie gebruikt (maar dat geldt eigenlijk voor de meeste systemen op de markt) gaan standaard uit van invoer van contractgegevens door de leidinggevenden en een controlerende rol van HR en Payroll.

Dit betekent aanpassing van de standaardprocessen. Het bleek echter dat door de medewerker geautoriseerde mutaties zeer moeilijk teruggedraaid konden worden. Gevolg, er is toch een goedkeuringsstap opgenomen.

Bij het inrichten van workflows worden altijd taken en bevoegdheden ter discussie gesteld. En dan wordt het spannend, want in de ondersteuning van self service hebben de meeste HR-systemen nog wel enkele beperkingen.

Besef daarbij goed dat anders werken door eHRM maar voor 20% een technisch proces is en voor 80% om verandermanagement vraagt.

eHRM gebruik 450% gestegen

Wat 10 jaar geleden schoorvoetend begon met enkele medewerker self service processen, zoals de adreswijziging of verlofopname, is de norm binnen organisaties geworden. Een HR-systeem implementatie zonder realisatie van self service en digitaal personeelsdossier is tegenwoordig ondenkbaar. Geen wonder dus dat Raet in zijn benchmark onderzoek constateert dat het gebruik van eHRM in 10 jaar tijd 450% is gestegen en dat driekwart van de medewerkers self service toepast.

De vraag is wat vertrouw je het HR-systeem toe en waar wil je zelf een rol in blijven spelen. Ga je de HR-processen automatiseren is dus niet de vraag, maar hoe ver wil je daar in gaan?
eHRM beperkt zich inmiddels niet meer tot medewerker gegevens, ook de contractgegevens, ziek- en hersteld meldingen, roosteren, functionering en beoordeling en ga zo maar door, worden via self service geïnitieerd.

De voordelen van eHRM

Self service past uitstekend bij gangbare visies over eenmalige invoer, korte doorlooptijd, transparantie, zelfredzaamheid van medewerkers en leidinggevenden, zelfsturende teams en 7*24 uur beschikbaarheid.
Mocht dit nog niet genoeg motivatie zijn om in eHRM te investeren , de processen verlopen er ook nog efficiënter door. Hierdoor houdt HR tijd over om de rol van businesspartner in te vullen en / of kwaliteitsslagen te realiseren..

eHRM vraagt om verandermanagement

Implementatie van eHRM betekent dat alle medewerkers in steeds meer processen met het (nieuwe) het HR-systeem gaan werken. Maar ook dat HR-processen, plus taken en verantwoordelijkheden, veranderen.

Om dit proces te kunnen managen moet u bijvoorbeeld weten:

• Wat de weerstanden zijn? Ik ga geen HR werk doen of medewerkers kunnen hun salaris niet muteren.
• Wat de voordelen zijn? Korte doorlooptijd of transparantie van het beloningsproces.
• Wie er enthousiast zijn en hoe u dit enthousiasme in kunt zetten.

Kortom, investeer in het veranderproces. Zorg dat de organisatie meegroeit in het gewenste eHRM proces. Betrek de medewerkers, realiseer ambassadeurs in de organisatie, communiceer regelmatig, ga in gesprek met voor- en tegenstanders en niet te vergeten identificeer de stakeholders.

Al met al een stevig proces, dat niet alleen hoge eisen stelt aan de gebruikersvriendelijkheid en inrichting van het HR-systeem maar ook aan de projectleider.

Wim Ydo, Management Consultant Vroom en HRTech Expert