Pieter Boots (Ageas): ‘Met cloud software rol je goed gefaseerd nieuwe technologie uit’

Boots is bij de 14.000 medewerkers tellende organisatie verantwoordelijk voor de wereldwijde HR-systemen en internationale mobiliteit. Op het hoofdkantoor in Utrecht, bij Ageas HR, werkt hij aan technische oplossingen om het HR-beleid te ondersteunen.

Wat zijn de belangrijkste #HRTech-oplossingen die jullie gebruiken?

Alle landenorganisaties van Ageas opereren heel autonoom. Ze hebben dan ook lokaal de HR-administratie en payrollsystemen in beheer. Op internationaal niveau hebben we daar een HR-Dashboard en Talent Management-applicatie bovenop gezet. Het dashboard is gebouwd met behulp van Tableau, het Talent Managementsysteem is opgezet met Cornerstone OnDemand.

Als eerste internationale project hebben we in 2014 een proces ingericht met medewerkersdata vanuit alle landen. Die hebben we vervolgens in een HR Dashboard inzichtelijk gemaakt. Inmiddels hebben we daarin naast de basis HR-gegevens over aantallen medewerkers, functiegebieden en salarissen, ook bijvoorbeeld gegevens over mobiliteit en opvolging beschikbaar.

Hierna wilden we in 2015 het successieplanningproces voor de top-250-mensen van de organisatie inrichten. Omdat onze Belgische dochteronderneming al Cornerstone OnDemand gebruikte besloten we om dit ook voor de wereldwijde talentmanagementprocessen in te zetten. Inmiddels hebben we de Ageas Academy wereldwijd opgezet met Learning Management Systemen en hebben we Learning Communities. De daaraan gekoppelde Performance-processen hebben we ook met Cornerstone ingericht.

Welke #HRTech oplossingen zijn aan elkaar gekoppeld en op welke manier?

Omdat de landen autonoom zijn, blijft de payroll en basis HR-administratie in principe lokaal. Dat betekent wel dat we voor alle landen/regio’s dataleveringen hebben opgezet, soms via maandelijkse handmatige uploads, soms via dagelijkse geautomatiseerde koppelingen, zoals vanuit SAP HR bij de Belgische en RH Suite bij de Portugese dochteronderneming.

Hebben jullie ook nog koppelingen naar andere systemen buiten HR?

We hebben Cornerstone benoemd tot ‘Global People Data Source’, met als doel om alle wereldwijde applicaties van kwalitatieve medewerkersdata te kunnen voorzien. Als eerste hebben we hiervoor een dagelijks geautomatiseerde koppeling gemaakt met Nimbu, het CMS van de communicatieafdeling. Een standaardproces is dus ingericht om ook andere wereldwijde systemen de juiste medewerkersdata te kunnen leveren.

Eventuele geautomatiseerde koppelingen met financiële systemen voor de payroll-boekingen vinden net als die payroll zelf op lokaal niveau plaats.

Over welk implementatieproject zijn jullie als HR zeer tevreden?

Of we zelf tevreden zijn, dat laten we graag bepalen door of onze gebruikers tevreden zijn. De meest enthousiaste eindgebruikers hebben we op dit moment van het LMS in Portugal. Ze zijn lokaal goed bezig met eLearning op zowel harde als zachte skills en hebben in het eerste jaar via het systeem al 11.000 trainingsuren op zo’n 700 medewerkers geboekt.

Met welke partij(en) hebben jullie de implementatie(s) doorlopen?

Op het hoofdkantoor werken we samen met AnalitiQs. Met hen hebben we Tableau als Reporting-As-A-Service opgezet, waarbij zij niet alleen de implementatie, maar ook de support voor hun rekening nemen. Die samenwerking hebben we later uitgebreid naar Cornerstone waar we ook de implementaties en support bij hebben uitbesteed. Het succes van de samenwerking blijkt wel uit de vraag van de verschillende landen om ook hen te helpen bij de implementaties, terwijl ze vrij zijn om een lokale implementatiepartij te kiezen.

In welke hoek hebben jullie de meeste uitdagingen?

Ondanks dat Tableau en Cornerstone grote wereldspelers in hun gebied zijn, merkten we dat de User Experience (UX) op het gehele HR Tech-landschap niet optimaal was. We zijn daarom ook aparte UX-trajecten gestart om dat te verbeteren. De focus daarin lag met name op navigatie, zonder handleiding kunnen werken en het performance-proces.

Als laatste, welke tip zou je andere gebruikers van #HRTech willen geven?

Met cloud software kun je heel goed gefaseerd nieuwe processen en technologie uitrollen. Die leveranciers blijven hun software door ontwikkelen en door proactief releasemanagement in te richten, kun je daarvan goed gebruik maken.

Voor een goede user experience werken we samen met het communicatieteam en dan specifiek met de UX -ontwerpers en het designbureau. Dat is echt een apart vak. Dat is vaak niet bij HR te vinden en zo kun je wel veel meer via ‘design thinking’ werken.

Op #HRTechReview presenteren we een serie interviews met #HRTech-verantwoordelijken bij gebruikersorganisaties. In niet te technische taal vertellen zij hoe ze #HRTech inzetten, welke relevante systeemkoppelingen er zijn en welke ervaringen ze daarbij hebben. Deze case studies met praktijkverhalen over verschillende #HRTech-oplossingen kunnen inspireren om #HRTech ook bij jou optimaal te gebruiken.