Onderzoek: Zo scoort Nederland op HRTech volwassenheid

Goed om te weten: HRTech gaat zeker niet alleen over technologie, maar minstens zo belangrijk zijn de processen én de mensen. Een gesprek met:

• Thomas Vos, Partner HR Technology Crowe Foederer 
• Mark van Assema, HRTech expert en oprichter #HRTech Review 

Waarom is het zo belangrijk voor organisaties om een beeld te krijgen van hun digitale HR volwassenheid?

Thomas: “De wereld van HR verandert razendsnel. HR krijgt steeds complexere en meer strategische vraagstukken voorgeschoteld, denk bijvoorbeeld aan de krapte op de arbeidsmarkt en hoe je een aantrekkelijk werkgever kunt zijn voor nieuwe en bestaande medewerkers. Tegelijkertijd zien we nog vaak dat er veel tijd verloren gaat aan administratieve handelingen. HR-afdelingen worden niet altijd veel groter en daarom moeten ze dus creatiever en efficiënter worden met hun huidige resources. Daar komt nog bij dat de jongste generatie medewerkers gewend is om alles heel snel en eenvoudig digitaal te regelen en ze verwachten dat dit ook met HR-zaken zo gaat. Groeien in digitale volwassenheid biedt oplossingen en kansen voor deze uitdagingen.”

Wat verstaan jullie onder digitale volwassenheid?

Thomas: “Dat gaat verder dan geavanceerde tools kopen en implementeren. Samen met Mark en een team van andere experts hebben we bepaald welke thema’s te maken hebben met HRTech volwassenheid. Daar is een model uitgekomen. Met dit model in de hand kun je in een oogopslag zien waar je als organisatie staat.” 

Mark: “We zien dat tools nog te vaak worden gezien als de heilige graal. Allemaal vanuit het idee: we moeten meer doen met minder mensen, laten we dat oplossen met een nieuwe tool. Zeker bij de grotere organisaties, waar ik zelf veel kom, is dit heel lang de trend geweest. Nu is bij die organisaties het besef gekomen dat dit helaas niet zo werkt. Bovendien: op een gegeven moment heb je té veel tools. Die vermoeidheid proef je nu bij organisaties – waarom hebben we nu wéér een nieuwe tool nodig? Dat is voor ons een belangrijke reden geweest om in het onderzoek niet alleen te focussen op de tech zelf. Want: People, Process en dan pas Technology. Het gaat niet om de tech an sich, maar hoe die je echt kan helpen.”

Het HRTech volwassenheidsmodel laat zien welke stadia er zijn in de groei van je HRTech. Het onderzoek is uitgezet bij organisaties met 100+ medewerkers. 

Over welke dimensies hebben jullie digitale volwassenheid gemeten?

Mark: “Het begint bij de processen, want tools zijn er om de processen te ondersteunen. De volgende dimensie is de tooling zelf en in hoeverre deze gekoppeld zijn. Als derde is het team belangrijk: hoe HRTech savy zijn de HR-professionals? Data & privacy is het vierde aspect. En tot slot: user experience. Deze laatste is eigenlijk de belangrijkste, want uiteindelijk gaat het er natuurlijk om wat de medewerker en manager aan die tools heeft.”

Denken jullie dat er in het HR-vakgebied voldoende aandacht is voor HR-technologie?

Thomas: “Ik denk dat het een onderbelicht thema is in het HR vakgebied. Het komt ook weinig terug in de HR opleidingen. De meeste HR-professionals werken dagelijks met HR technologie, maar worstelen tegelijk met het onderhoud en beheer van deze technologie. Dit vraagt andere competenties van de HR afdeling. Tuurlijk, je hebt HR-professionals die zich er vanuit interesse mee bezighouden en de markt goed in de gaten houden. Andere professionals denken vooral: oh ja, die tech moeten we ook nog regelen. Zeker in het mkb, waar wij veel voor werken, is er nog een wereld te winnen op dat gebied.”

Mark: “Zie het als een timmerman die een hamer en zaag nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen. De tech is het gereedschap van de HR-professional. En dat betekent ook: leren werken met dat gereedschap.”

Thomas: “Bovendien zijn de meeste oplossingen SAAS waardoor er voortdurend updates zijn. Én wetgeving verandert. Wij komen regelmatig bij bedrijven die mooie oplossingen geïmplementeerd hebben maar niets of nauwelijks iets hebben gedaan met nieuwe updates, features of wetswijzigingen. Het is dus belangrijk voor organisaties om invulling te geven aan de ‘Functioneel beheerrol’ voor de HR applicaties”.

Mark: “Dit is precies waar HRTech-volwassenheid over gaat. Je hoort nog veel te vaak: er is weer een wetswijziging, dat kan ons systeem niet aan. Door die updates en veranderende wetgeving moet je als HR óf zelf iets organiseren óf kiezen voor een partner die je kan helpen up-to-date te blijven. Anders kom je snel in een vicieuze cirkel terecht waarbij de organisatie beslist om maar weer een nieuwe tool te kopen. Die is dan in het begin helemaal up-to-date maar omdat er geen proces is ingericht om het bij te houden is het na drie jaar weer een rommeltje.”

Wat houdt organisaties tegen om een volgende stap in tech-volwasssenheid te zetten?

Thomas: “Aan de slag gaan met software vraagt nieuwe competenties van de HR-medewerkers. Ze moeten een zekere tech-savyness hebben. Ook belangrijk: heeft de afdeling het mandaat om te kunnen investeren in tech? Wordt HR gezien als afdeling van strategisch belang? Als dat zo is én er is budget én een team dat het wil adopteren dan kun je denk ik tot een hoog niveau komen. Er is tegenwoordig een divers aanbod aan HR Tech oplossingen passend bij het budget en de omvang van je organisatie. Kortom er zijn voldoende kansen om de voordelen te benutten voor iedere organisatie!”

Kunnen jullie een bedrijf omschrijven dat heel erg onvolwassen is op het gebied van HRtech?

Mark: “Daar zijn basis HRtaken, zoals de salarissen gedigitaliseerd maar al die andere zaken zoals recruitment, contracten, declaraties en ouderschapsverlof gaan nog in excel en word-documenten. Ook kunnen de HR mensen niet goed met tools omgaan. Daardoor wordt de privacy slecht beschermd. En bovendien is de gebruikerservaring slecht.”

En dit komen jullie tegen in organisaties met meer dan 100 man?

Mark: “Het gaat niet om de slager op de hoek. Daar is het model niet voor gemaakt. Het model is echt voor middelgrote bedrijven en groter. Maar zelfs bij corporates kom ik nog houtje-touwtje oplossingen tegen – zoals excelletjes of zelfs papier om dingen te regelen. We zien dat ook als we kijken naar de resultaten van het onderzoek. Op de vraag ‘Welke processen zijn gedigitaliseerd?’ geeft in de profit sector maar liefst een derde aan dat alleen de beloning is gedigitaliseerd.”

En een organisatie die heel hoog staat in het model?

Mark: “De corporates die het onderzoek invulden scoren wel op alle onderdelen minimaal niveau 3 en soms al op niveau 5. Maar in het onderzoek was geen organisatie die op alle gebieden op het hoogste niveau scoort. En dat is ook niet erg. Het model is gemaakt als visie: wat kunnen we doen om het nog beter te maken?”

Is er nog een verschil tussen de leeftijd van organisaties?

Thomas: “Dat hoeft zeker niet. Je ziet organisaties die al heel lang bestaan en waar een generatie aan het roer komt die alles wil digitaliseren.”

Mark: “Precies. Uiteindelijk komt het allemaal neer op de digital savyness van de HR-professionals. Ik zie ook scale-ups met allemaal jonge mensen, allemaal digitaal minded, waar de meest banale HR-processen nog op papier gaan.”

Tot slot, moet je nu een eigen tech-team gaan optuigen, of kun je dat beter uitbesteden?

Mark: “De belangrijke les als het gaat om op een goede manier volwassen te worden: Keep It Simple and Stupid, de KISS aanpak. Ik ben er groot voorstander van om het zo simpel mogelijk te houden. Het is verleidelijk om alle uitzonderingen te automatiseren maar daarmee verhoog je voor eindgebruikers de administratieve lasten en wordt alles ingewikkelder. Ik begin daarom altijd met exclusievere functionaliteiten in het systeem uit te zetten en weer terug te gaan naar de basis. Dat helpt in mijn ervaring om sneller volwassen met de tech om te gaan, om er sneller grip op te krijgen.”

Thomas: “Uit de resultaten van het onderzoek blijkt dat er nog veel kansen liggen voor bedrijven. De eerste stap is dat je die tech savyness in huis haalt. Als dat lastig is, bijvoorbeeld omdat je niet groot genoeg bent als organisatie of de juiste medewerkers hiervoor kan vinden, dan kun je goede partners om je heen verzamelen.”

Mark: “Daarmee is het model ook een goede reminder voor adviseurs die ervoor moeten zorgen dat we niet alleen mooie tools implementeren maar dat we ook organisaties helpen om er op lange termijn volwassen mee om kunnen gaan.”

Nieuwsgierig?

Je kunt het model gratis downloaden als pdf en gebruiken, zolang je ons logo er niet vanaf snijdt.

De resultaten van het HRTech-volwassenheidsonderzoek worden gepresenteerd tijdens het event 'Groeien met HR Technologie' van Crowe HR Services en #HRTechReview op 28 september in Eindhoven. Meld je hier aan voor het event.