Hoe maak je het HR IT landschap geschikt voor Total Talent Management deel 2

Dit is het tweede en laatste deel van het stappenplan. Deel 1 vindt je hier.

Stap 2 - Instroom ITB-bestendig

Voordat nieuwe talenten de administratie in gaan moeten ze eerst gevonden worden. Voor ITB instroom, werving & selectie of ook wel TTA, is er een breed scala aan tools voorhanden. Een uitgebreid overzicht voor het opzetten van een TTA architectuur vind je in het whitepaper op HRTech Review.

Stap 3 - Talentpools

De centrale tools waarmee je een ITB-bestendige instroom (en doorstroom/uitstroom) inricht, zijn talentpools. In deze pools zorg je vooraf voor gescreende en beschikbare kandidaten zodat je proactief kunt gaan matchen als vacatures of opdrachten ontstaan.

Er zijn in de basis twee visies mogelijk. In de eerste visie, die op de lange termijn voor ITB de voorkeur heeft, streef je als organisatie naar één centrale tool in eigen beheer met talenten voor alle contractvormen bij elkaar. Bijkomend voordeel van deze visie is dat doorstroom / interne mobiliteit en uitstroom (waarbij goede talenten ooit nog terug kunnen komen of referent kunnen zijn) allemaal vanuit één talentpool kunnen plaatsvinden.

In de andere visie combineer je eigen en uitbestede talentpools per contractvorm die je dan met elkaar koppelt. Zolang je in die aparte pools kunt zoeken op een gelijke manier en zolang talenten niet dubbel voorkomen kunnen beide werken. Veel organisaties bevinden zich in de laatste situatie, met bijvoorbeeld een eigen talentpool voor vaste medewerkers, met een uitzendbureau voor een pool met uitzendkrachten, met een eigen of uitbestede VMS voor externe consultants en soms ook zelfstandigen, met eventueel extra een FMS met alleen een Freelance pool en misschien nog een online werkplatform als Upwork, Fiver of Toptal voor remote gig workers.

Stap 4 - VMS/FMS en ATS koppelen voor optimaal ITB

Eindelijk komen we uit bij de tools die in dit rapport worden besproken. Dit zijn veelal VMS en FMS leveranciers die zich realiseren dat ITB de enige weg is naar de toekomst van werk. Partijen die uit de ‘inhuurwereld’ komen, ook dienstverleners van MSP en RPO, zijn al druk bezig om hun roadmap richting ITB aan te passen. Tooling-leveranciers van recruitment voor vaste  medewerkers, de ATS leveranciers, zijn nog veel minder met ITB bezig.

Het realiseren van een ITB-bestendige technologie-landschap is met alle verschillende tools geen eenvoudige opgave. In dit overzicht zie je de vijf basisfuncties in een VMS, gekoppeld aan andere tools die een organisatie gebruikt voor vaste medewerkers, met de ITB-bestendigheidselementen die hiervoor genoemd zijn.

Om ITB-bestendig te zijn met het hele #HRTech landschap zijn nog veel andere functionele eisen te stellen. Idealiter heb je bijvoorbeeld ook binnen TTA-processen een gedeelde functietabel voor internen en externen, inclusief salarisschalen en min/max tarief.

In grotere HR-organisaties is positiemanagement het proces voor het maken/wijzigen van ‘stoelen’ / posities op een afdeling. Als een manager nu 10 fte in zijn team heeft en er 1 bij wil vanwege meer werk dan moet er eerst akkoord voor komen. Soms is dat alleen een email proces, bij grotere organisaties is dat een proces in HRTech, waarbij de manager een aanvraag doet met een bepaalde functie / salarisschaal. Een HR adviseur en een Finance controller moeten daar een goedkeuring op geven. In feite is dit hetzelfde als een goedkeuring voor het ‘openstellen van een vacature’. Een solide, maar wel bureaucratisch proces, waardoor je achteraf geen gezeur krijgt.

Bij externe inhuur ontbreekt dit proces meestal, ook vanwege de ‘snelheid’ die nodig is. De inhurende manager ‘regelt wel wat’ via de zijdeur, met een gebrek aan kosten controle en kostenoverschrijdingen tot gevolg. Dit proces gelijk trekken voor inhuur is dus essentieel om op lange termijn goed de Total Talent Cost te managen. Een ITB-aanpak vereist dus op alle fronten een andere blik op technologie.

Dit artikel is ook terug te vinden in het (gratis) rapport "Aanbieders van Integraal Talentbeheer (ITB) in Nederland en België". In dat rapport staat een overzicht van partijen die organisaties al kunnen ondersteunen met Total Talent Management, of in het Nederlands Integraal Talentbeheer.