Onboarding binnen de Gemeente Vught met Appical

Gemeente Vught investeert veel tijd en moeite om de juiste mensen aan te nemen. Ze hebben een nieuw introductieprogramma opgezet voor dat o zo belangrijke ‘Warme Welkom’, om de nieuwe collega’s goed wegwijs te maken en te vertellen wat werken binnen een gemeentelijke organisatie nou precies inhoudt. Zonder de menselijke factor uit te schakelen wordt hiervoor Appical gebruikt om dit proces vloeiend te laten verlopen!

Een warm én goedkoper welkom

Door een introductieprogramma op te zetten kunnen nieuwe medewerkers kennis maken met de (cultuur van de) organisatie. Medewerkers voelen zich meer betrokken, meer tevreden en meer gewaardeerd en kunnen sneller aan de slag. Het risico op verloop in de eerste maanden wordt minder en dit scheelt allemaal veel geld. Door dit goed te doen bespaar je per medewerker gemiddeld €10.000,- volgens Zoontjens.

De introductie app kan vanaf het arbeidsvoorwaardengesprek beschikbaar gesteld worden. Tot aan de eerste werkdag wordt actuele informatie op een leuke wijze en gedoseerd aangeboden. Pas vanaf de eerste officiële werkdag wordt de introductie training op de (nieuwe) systemen beschikbaar gesteld.

Twee buddy’s, een app en een collega’s

De persoonlijke werkbuddy, een collega van de gemeente, die vanaf de eerste werkdag wordt toegewezen krijgt dus ook een andere rol. Het persoonlijke warme welkom wordt belangrijker. De werkbuddy neemt je mee door het pand, introduceert je en beantwoord gerichte vragen, bijvoorbeeld over hoe de gemeente werkt. Het gaat minder over de praktische dingen en over de systemen, want dat wordt in de app afgevangen.

De vormgeving van de app kan worden aangepast aan de huisstijl. Er is een introductie met informatie en foto’s over de organisatie/gemeente. Er kunnen toetsvragen worden gesteld en er kunnen quizjes worden afgenomen. Een voorbeeld is de dilemma-quiz, die leidt tot nadenken over keuzes in bijvoorbeeld kleding of gedrag.

Implementatie tips van Noor

Het inrichten van de app leidt tot veel organisatorische uitdagingen en afwegingen. Denk hierbij aan wat er nodig is voor een warm welkom, welke activiteiten georganiseerd moeten worden en aan welke systemen, afdelingen en mensen er op tijd op de hoogte gebracht moeten worden over de nieuwe medewerker. Door de app inzichtelijk te maken voor alle bestaande medewerkers kan je ook vragen wat er nu gemist wordt. Hierdoor ontstaat ook meer draagvlak in de organisatie voor het introductieprogramma.

Het inrichten van de introductie app kostte meerdere maanden in doorlooptijd. Er moeten vaak meerdere verhaallijnen worden ingericht voor de verschillende functies en kennisniveaus. Denk hierbij aan een introductie binnen een administratie of binnen de buitendienst, of denk aan mensen zonder enige ervaring of juist met veel ervaring binnen een gemeente. Je kunt daarin heel ver gaan, maar de tip is wel om simpel te beginnen. Uitbreiden kan daarna ook nog.

Vergeet ook niet de informatie in de app af te stemmen op het intranet. Vanuit de app kan je verwijzen naar het Intranet wat de bron blijft voor de informatievoorziening binnen de organisatie.

Je kan vanuit de app ook om feedback vragen, bijvoorbeeld na de eerste werkdag, over het introductieprogramma of over de app zelf. En alle kennis binnen de app is na introductie nog een jaar inzichtelijk voor medewerker.

Een artikel van Melle Vroom, HRTech Expert. Lees hier meer over deze case.