De digitale medewerker hoort ook bij HR

Bij het event HRM in de Overheid op 1 april zagen we de mogelijkheden en impact van de digital workforce via Robert Mekking en Renz Davits. Deze technologie wordt ondertussen een serieus alternatief voor allerlei administratief werk in een organisatie, ook bij de HR administratie zelf. Het inzetten van software is hierdoor een heel concrete bedreiging voor het werk van administratieve medewerkers. In de financiële sector wordt deze technologie al langer ingezet, met vervelende reorganisaties tot gevolg. Hoe kun je nu als HR deze ontwikkeling proactief omdenken en juist proactief die digitale medewerker in de strategische personeelsplanning meenemen, zodat reorganiseren minder nodig is?

Robots niet alleen in een productiefabriek, maar ook op kantoor

Het inzetten van robots in fabrieken gebeurd al veel langer. Dit is dan een robot in de vorm van 'hardware'. Hier werken robots niet in plaats van, maar samen met mensen en worden het nu ook 'cobots' genoemd, collaboratie robots.

In kantooromgevingen vind je robots vooral in de vorm van 'software' en worden het dan ook wel 'softbots' genoemd. Het concept van softbots, of ook wel RPA, Robotic Proces Outsourcing, hebben we al eens toegelicht. Daarin ook een voorbeeld van de inzet van dit concept bij de HR afdeling van Nationale Nederlanden en in dit artikel een voorbeeld bij PostNL.

In de overheid kwam door corona en alle steunmaatregelen opeens heel werk op hun bordje erbij. Het invoeren van allerlei TOZO formulieren kan met de hand gedaan, maar die administratie werd wel een hele berg. De Halte Werk organisatie van een aantal Noord Hollandse gemeenten zette toen de "Tozo bot" in:

Niet een IT oplossing, maar een HR verantwoordelijkheid

Een tweede case van de MVR Digital Workforce bij een andere organisatie die met 16 softbots flink wat werk automatiseerde liep echter vast. Omdat zoveel handwerk verdween kwam de OR in opstand. Het project was als een IT project ingezet en niemand had ooit bedacht dat de OR betrokken moest worden.

Deze softbots zijn een soort overtreffende trap van de > 380 #HRTech software leveranciers in onze HRTech Arena. Met 'gewone' HRTech tools krijg je als het ware de hamer die de timmerman nodig heeft. Met softbots heb je de hele timmerman niet meer nodig. Deze digitale werknemers horen daarmee onder verantwoordelijkheid van HR te vallen, net als alle HRTech tools zelf.

In het boek "Mis geen talent" wordt het toevoegen van robots, net als andere vormen van niet traditionele arbeid, ook wel The Extended Enterprise genoemd, waarvoor HR de gehele verantwoordelijkheid zou moeten pakken.

Strategisch omdenken voor HR

In het begin van het artikel hadden we het al over het omdenken van deze ontwikkeling. Je kunt robotisering zien als een bedreiging, maar het voorbeeld van de cobots in fabrieken laat zien dat het vaak meer gaat om anders samenwerken met robots. Softbots worden ingezet in de hoek met veel gestructureerd werk en weinig sociale interactie.

Voor de mensen in de organisatie met dat soort rollen kun je allerlei interventies gebruiken om proactief te werk te gaan:

• Job innovation
• Reskilling en upskilling, om samen met softbots te kunnen werken
• Interne mobiliteit, start met tijdelijke opdrachten op andere plekken
• Vervang uitstroom met tijdelijke inhuur, niet met vaste krachten
• Eerst uitbesteden, daarna automatiseren
• En betrek de OR

 Zo kun je wellicht een volgende reorganisatie voorkomen.