Zakelijk gebruik instant messaging? De digitale transformatie is nu onvermijdelijk

Online communicatieplatforms werden al steeds meer gebruikt in de afgelopen jaren. Kanalen als Slack, Trello en Microsoft Teams bevorderen niet alleen communicatie, maar stimuleren ook samenwerking en zorgen voor overzicht. De wereldwijde coronacrisis heeft die stap van offline naar online communicatie echter een enorme extra impuls gegeven.

Hoe krijg je de ‘koffieklets’ of het ‘wandelgangoverleg’ weer terug?

Vanwege gezondheidsvoorschriften moeten bedrijven hun werkenden zoveel mogelijk thuis laten werken. Hoewel dat in het begin wennen is – een praatje bij de koffieautomaat of in de wandelgangen is er niet meer bij – komen managers en werkenden er door deze noodsituatie achter dat er qua communicatie, snelheid en efficiëntie helemaal niet veel hoeft te veranderen als er online wordt gewerkt. Instant messaging zorgt dat er zowel in groepen als één-op-één direct gecommuniceerd kan worden, dat projecten makkelijk gecoördineerd kunnen worden en dat bestanden makkelijk gedeeld kunnen worden.

Vier tips voor informele, digitale communicatie

Op 11 maart, nog voor dat de pandemie bedrijven wereldwijd dwong werkenden vanuit huis te laten werken, verscheen in Harvard Business Review een artikel over hoe instant messaging het best toegepast kan worden. In het artikel worden enkele zeer nuttige tips genoemd die zeker bruikbaar zijn voor HR-managers die hun weg nog zoeken in het gevarieerde aanbod aan community tools dat in onze #HRTech Arena al te vinden is.

Tip 1: Gebruik de tools die je werkenden toch ook al gebruiken

Informeel en privé, zoals met Facebook Messenger, Whatsapp of Skype, wordt instant messaging al jaren gebruikt, maar bij bedrijven zijn met name Trello en Slack populair. Als HR-managers nu nadenken over welke community tools toe te passen, dan wordt ze aangeraden één van de tools te gebruiken die al bekend zijn bij de werkenden. Wat past bij de cultuur en de behoeften van de organisatie? Waar moet een community tool aan voldoen? Stel jezelf deze vragen voordat je een nieuw systeem in gebruik neemt.

Tip 2: Stel (beperkte) regels en protocollen voor online communicatie op

Veel van die communicatie- en community tools zijn geniale, uitgebreide platforms. Ze overstijgen de standaard mogelijkheden van communicatie door de vele extra toepassingen. Er kunnen plaatjes, video’s en GIF’s gedeeld worden, informele gesprekken worden gevoerd en een grote groep kan bijgepraat worden. Het gesprekje bij de koffieautomaat, maar dan online.

Hoewel dat als voordeel heeft dat er een informele, vriendelijke sfeer gecreëerd kan worden, kan het ook nadelen hebben. Zodra dergelijke kanalen ingezet worden voor pesten en intimidatie worden er grenzen overschreden die impact kunnen hebben op mens en bedrijf. En met al dat thuiswerken is dat een stuk minder zichtbaar. Bij het in gebruik nemen van een nieuwe tool horen HR-managers dan ook een simpel maar duidelijk protocol aan te leveren over hoe ermee om te gaan, wat kan wel en wat is niet oké. 

Alle HRTech aanbieders op een rij

Ben jij op zoek naar innovatieve HRTech oplossingen rond instant messaging? Kijk dan in onze HRTech Arena in het domein Samenwerken.

Bekijk de HRTech Arena

Tip 3: Respecteer de balans tussen werk en privé

Het voordeel van deze instant messaging tools, dat het ‘instant’ of direct is, is gelijk ook het nadeel ervan. We kunnen wanneer we maar willen een collega berichten sturen. Een update over een project, een vraag of opmerking over een openstaande taak, een opdracht die snel nog even gedaan moet worden: met een druk op de knop ligt het bij de ander.

Het gevaar is dat we zaken gaan eisen van collega’s op uren dat zij normaal niet aan het werk zijn. Die grenzen (van 9 tot 5) vervagen met al dat thuiswerken ook wel, zeker als je overdag de kids moet bezig houden, maar niemand is 24/7 ‘aan’. Dat een manager werkt tot diep in de nacht betekent niet dat alle werkenden dat ook graag doen. Die updates en vragen kunnen wachten tot morgen. Messaging platforms hebben altijd de mogelijkheid een status neer te zetten, zoals Niet Storen. Moedig iedereen aan daar gebruik van te maken en die status bij collega’s te respecteren.

Tip 4: Blijf ook face-to-face met elkaar communiceren

Communicatie in de algemene zin van het woord gaat verder dan het overbrengen van een woord. Het oogcontact, de stem, de manier waarop iets wordt gezegd, de gebaren die daarbij horen: de daadwerkelijke boodschap wordt daarmee overgebracht. In het genoemde artikel wordt het voorbeeld gegeven: Een baas schrijft op Slack 'Ik denk dat je het beter kunt doen'. Als werkende weet je niet altijd hoe dat op te vatten is. Als je iemands gezicht erbij ziet, weet je of het een aanmoediging of een berisping is. Probeer daarom ook, zelfs al moet het online in deze moeilijke tijden, online face-to-face gesprekken te blijven voeren.

Instant messaging is onmisbaar om efficiënt te blijven werken

Als je een organisatie bent waar grote delen van de werkende thuiswerken door de crisis dan is een instant messaging tool onmisbaar. HR zou het gebruik hiervan ook mogen stimuleren om niet te vervallen in een ‘te formele’ overlegstructuur, waar mensen alleen nog met elkaar communiceren als er iets in de agenda gepland staat. Om de snelheid er een beetje in te houden blijkt des te meer het belang van informele communicatie.

Sommige van deze tools kun je nu tijdelijk en onder voorwaarden tijdens de crisis gratis gebruiken. Check onze liveblog #HRTechtegencorona