Wil jij gratis je HR declaratie proces benchmarken?

Daan Degenkamp van VroomHR is één van de initiatiefnemers van de nieuwe benchmark tools. In dit interview legt hij uit waarom ze met dit initiatief komen en hoe het werkt. Je kunt ook direct meedoen en je eigen organisatie benchmarken.                  

Waarom introduceren jullie deze benchmark tool?

“Als HR projectenbureau wordt Vroom al jaren ingehuurd om HR-processen te optimaliseren. Vroom is een pragmatische en leergierige club met HR Tech professionals, dus wij zoeken continu naar verbetering van onze eigen werkwijze. Zo hebben wij in de loop der jaren een best-practice model ontwikkeld waarin efficiënte voorbeelden zitten van alle in-, door- en uitstroom processen. Ieder bedrijf vergelijken we dan weer met de best-practices. Nu gaan we een stap verder, en stellen (een gedeelte) van deze tool en kennis online en gratis beschikbaar.”

Kun je toelichten wat de benchmark tool precies inhoudt?

“Het is eigenlijk heel simpel. Wij benchmarken de actuele klantgegevens met 25 jaar Vroom best practices opgedaan bij ruim 1000 middelgrote- en grote organisaties. Door deze benchmark krijgt de klant direct inzicht in de potentiële besparing. In deze gratis tool kun je het declaratieproces benchmarken aangezien dat bij veel bedrijven herkenbaar is en vaak te veel tijd en irritaties kost. Vaak kan dit proces efficiënter en met betere kwaliteit.”

Wat ga ik daar voor mijn organisatie bijvoorbeeld uit kunnen halen?

“De klant kan binnen 5 minuten direct inzicht krijgen in een potentiële besparing. Door logische stappen in je proces te automatiseren blijft er meer tijd over HR zaken. Denk bijvoorbeeld aan een declaratie van minder dan 20 euro. Die kan je direct uitbetalen en met af en toe een steekproef houd je de controle. Het is trouwens niet alleen maar IT. Bij Vroom besteden we veel aandacht aan de impact van deze verandering bij de klant. Hoe simpel het soms lijkt, je haalt werkzaamheden weg en je creëert nieuwe werkafspraken met andere contactpersonen. Dit moet je begeleiden anders wordt de besparing een grote kostenpost.”

Kan uit de benchmark ook blijken dat iemand het declaratie proces prima op orde heeft?

Dit kan zeker. Maar meestal realiseren wij een minimale besparing van 20%, die regelmatig oploopt tot zelfs 50%. Natuurlijk is het situatie afhankelijk.

Wat voor informatie is nodig voor zo'n benchmark?

Wij gaan uit van 5 personen die een handeling moeten doen voor een declaratie. Dat zijn:

1. Medewerker;
2. Manager;
3. HR adviseur;
4. HR administratie;
5. Salaris administratie.

Om gebruik te maken van de tool hebben we het volgende nodig:

• Uurloon per functie
• Totaal aantal declaraties per jaar
• Inschatting hoeveel minuten ieder van de vorige 5 partijen bezig is per stap en
• Contactgegevens (naam, email en telefoonnummer)

Bekijk hier het debinar van Vroom met de uitleg en demonstratie van de tool door Howard Woei, collega van Daan Degenkamp.

Welke andere HR processen willen jullie via een benchmark gaan toetsen in de toekomst?

Er zijn nog veel meer processen bijvoorbeeld rondom onboarding, doorstroom of bijvoorbeeld uit dienst waar wij expertise hebben opgebouwd en vertaald hebben naar best-practices. Naast het declaratieproces hebben wij dus best-practices van alle HR-processen. Wij hebben nog geen besluit genomen of we dit ook online beschikbaar gaan maken. Indien organisaties het idee hebben dat er procesoptimalisatie mogelijk is in een ander HR-proces, dan kan Vroom daar zeker bij helpen en gaan we daar graag over in gesprek.

Meer over Daan Degenkamp en zijn rol bij Vroom

Als HR business consultant ligt mijn expertise op het snijvlak van HR, IT en de gebruikerservaring waardoor een optimaal resultaat kan worden behaald. De combinatie van werken in teamverband, het motiveren, begeleiden maar ook inhoudelijk met je vak bezig zijn, is waar ik energie van krijg. Mijn kracht ligt in mijn analytische, pragmatische aanpak, enthousiasme en focus op de implementatie. 

Het agile werken met korte sprints en het opleveren van een MVP spreekt mij dan ook enorm aan. Deze declaratie tool bijvoorbeeld hebben wij binnen Vroom met 3 dag sprints neergezet. Heel gaaf project. De tool is dus nog in ontwikkeling, maar goed genoeg om eerste resultaten te genereren. Naast agile werken geloof ik ook dat de term HR vervangen zou moeten worden door HA; Human Accelerators die kansen en omzet genereren. Meer info over Daan zijn achtergrond en HA vindt u op de website van Vroom.

Ondertussen kun je ook direct op de site van Vroom de benchmark online invullen en de resultaten inzien, kijk hier