Best practice: AI verkort time-to-hire bij McDonald’s met bijna 65 procent

 McHire is een platform voor het inhuren van talent dat gespreks-AI gebruikt om een kortere en boeiendere ervaring voor kandidaten te creëren. Deze ervaring wordt aangestuurd door een rekruteringsassistent die 24 uur per dag live is en het sollicitatieproces opnieuw vormgeeft voor potentiële kandidaten die solliciteren naar functies in een restaurant.

Hoe werkt McHire, het AI-wervingsplatform van McDonald's

Richard Bainbridge, People Technology Lead bij McDonald's UK&I, vertelt: “We wilden dat het eerste contact boeiend en ongedwongen was en niet zoals het invullen van een traditioneel sollicitatieformulier. Wanneer een kandidaat contact opneemt om interesse te tonen in een vacante functie, springt Olivia, de AI-assistent in. Olivia stelt een aantal pre-screeningvragen en verzamelt informatie en gegevens over de kandidaat. Ze vullen een interactieve beoordeling in, die het aanvraagformulier vult. Het systeem beoordeelt de geschiktheid van de kandidaat voor de functie en als de kandidaat geschikt blijkt, wordt deze automatisch klaargestoomd voor een sollicitatiegesprek in het restaurant waarvoor hij solliciteert.”

Het is een veel eenvoudiger, sneller en gemakkelijker proces dat leuker is voor de kandidaat.

“Het is een veel eenvoudiger, sneller en gemakkelijker proces dat leuker is voor de kandidaat. Dat hielden we de hele tijd voor ogen: we wilden ervoor zorgen dat we de kandidaat centraal stelden in ons denken terwijl we onze restaurantrecruiters ondersteunden.”

Positieve resultaten

Na de introductie van McHire in 1.450 McDonald's-restaurants in het Verenigd Koninkrijk en Ierland zijn er positieve resultaten te zien. McHire is een belangrijke verandering ten opzichte van het eerdere model van McDonald's UK&I voor talentwerving. Het heeft een aanzienlijke verbetering gezien in de aanwervingstijden, het aantal kandidaten dat solliciteert en de algemene tevredenheid van kandidaten.

Na de uitrol van McHire is de gemiddelde time-to-hire met bijna 65 procent gedaald. Restaurants zien ook een toename van 20 procent in het aantal kandidaten dat het sollicitatieproces volledig voltooit. 85,9 procent van de ondervraagde kandidaten beoordeelde hun ervaring als vier op vijf of vijf op vijf. (december 2022)

Selectieproces van AI-leveranciers

Zoals bij elk selectieproces van HR-leveranciers, is het kiezen van de juiste partner van het grootste belang. Hierbij is de eerste fase ontdekken en definiëren welke uitdaging de #HRTech moet oplossen. Bij McDonald’s stond met meer dan 200 franchisenemers het creëren van een duidelijk beeld van de behoeften van de organisatie voorop. Hiervoor creëerden zij onder meer een multifunctioneel team in de hele organisatie om inzicht te krijgen in restaurant- en wervingsuitdagingen.

Bainbridge: “Het was essentieel om de uitdagingen voor onze restaurants te begrijpen en te begrijpen waar ze vanaf wilden. We moesten een systeem maken dat voor het hele bedrijf zou werken, dus brachten we leden uit alle delen van het bedrijf samen: franchisenemers, leveranciers en werknemers van het bedrijf. De teams bestonden uit Talent Recruiters, People Managers, franchisenemers, HR, technologieteams, juridische teams, financiën, cyberbeveiliging en data-analisten, die allemaal samenkwamen om ons te helpen definiëren wat we nodig hadden. Het was een hele diepe duik in het huidige proces.”

De inzichten uit het multifunctionele team werden gebruikt om een Request for Proposal (RFP) op te stellen, voor potentiële leveranciers om hun oplossingen naar voren te brengen. Daarna ontmoette het crossfunctionele team elke leverancier om hun product te begrijpen en te horen hoe het aangepast kon worden aan McDonald's.

De uitrol van McHire

De implementatie van nieuwe software gaat in de praktijk niet altijd goed. Software ligt stof te vergaren als organisaties de verkeerde tool kiezen, maar ook als implementatie en training niet effectief zijn. Een ander essentieel onderdeel van het succes van McDonald's met McHire was inderdaad de acceptatie van het systeem.

“Je kunt de beste oplossing hebben, maar als die niet goed wordt overgenomen in de restaurants, dan zorgt dat voor nog meer frustratie. Het bedrijf heeft het systeem echt omarmd. Ze hebben ons verteld dat dit de stapsgewijze verandering was die ze nodig hadden om hun wervingsbehoeften te ondersteunen in een uiterst uitdagende en competitieve markt.”

Naast ondersteunend materiaal van de AI-leverancier koos McDonald's voor een gepersonaliseerde benadering van training. Bovendien was het creëren van een testomgeving voor restaurants van vitaal belang om de acceptatie van de technologie te waarborgen.

Op maat gemaakte training en gemeenschapsontwikkeling

McDonald's organiseerde persoonlijke sessies voor kleinere groepen om gezamenlijk te leren hoe de nieuwe technologie te gebruiken. De sessies werden gepersonaliseerd waardoor elke belanghebbende toegang kreeg tot trainingen die zeer relevant waren voor zijn of haar functie.

“We passen de materialen aan aan de verschillende doelgroepen. Franchisenemers hoeven niet op de hoogte te zijn van de kleinste details van het wervingssysteem. Maar we wilden ze wel meenemen op de reis en ze laten begrijpen hoe deze technologie hun bedrijf zal beïnvloeden en welke voordelen het zal opleveren. De People Managers en recruiters hadden de details en fijnere training nodig, gezien de rol die ze dagelijks spelen bij het gebruik van het systeem.”

Voor verandering op deze schaal is er volgens ons niets beters dan face-to-face training.

“En voor verandering op deze schaal is er volgens ons niets beters dan face-to-face training. We hadden een geweldige buy-in in het hele bedrijf. Mensen konden uitbreken in kleinere sessies en hun ervaringen delen. Het werd een gemeenschap die elkaar hielp de technologie in te voeren, waarbij het projectteam klaar stond om waar nodig te ondersteunen via webinars.”

Ontwikkelen van een testomgeving

Bij deze sessies was ook toegang tot een testomgeving inbegrepen. Voorafgaand aan de go-live-datum hadden restaurants en belangrijke medewerkers toegang tot een beveiligde omgeving om te ontdekken hoe McHire werkt. Dit werd aangevuld met een proefproject van 29 restaurants die in eerste instantie live gingen en real-life kandidaten verwerkten.

“Het laat mensen wennen aan het systeem en het aanvraagproces ervaren. Het hielp hen te begrijpen hoe het er in de praktijk aan toe ging en gaf hen de kans om te testen en feedback te geven, zodat we de tijd hadden om eventuele wijzigingen door te voeren voorafgaand aan de volledige implementatie.”

Deze op testen gebaseerde aanpak is voortgezet sinds de release van McHire, om het platform voortdurend te herhalen en te verbeteren.

AI maakt mogelijk in plaats van te vervangen

AI heeft franchisenemers geholpen hun knelpunten bij het aannemen van personeel aan te pakken, van het vinden van kwaliteitskandidaten tot het veiligstellen van de juiste hoeveelheid sollicitanten in de pijplijn.

“AI is een belangrijke factor om te bereiken wat onze franchisenemers en recruiters nodig hebben. AI alleen garandeert echter niet de juiste resultaten. Integendeel, het moet holistisch worden geïmplementeerd in alle mensen, processen, beleid en gegevens. Elk restaurant heeft zijn eigen specifieke uitdagingen en behoeften en McHire was in staat om dit te ondersteunen, of het nu gaat om een restaurant met een groot volume met hoge wervingsbehoeften of een moeilijk te huren locatie, het systeem past uitstekend bij iedereen.”

De introductie van deze technologie heeft het rekruteringsteam tijd vrijgemaakt om zich te concentreren op het toevoegen van waarde op andere gebieden. McDonald's schat dat elke recruiter gemiddeld drie tot vijf uur tijd per week heeft bespaard. Rekruteringsleiders investeren deze tijd opnieuw in het opleiden en onboarden van nieuwe medewerkers om retentie te ondersteunen en een geweldige klantervaring te bieden.

Wat is de volgende stap voor AI bij McDonald's?

Nu McHire is uitgerold in de VS en Canada, en het VK en Ierland, beginnen McDonald's en enkele van zijn franchisenemers het gebruik van AI voor wervings- en HR-processen over de hele wereld op te schalen. De reis om een model op maat te maken voor McDonald's UK en Ierland vormt de basis voor dit proces.

“Ik kan met trots zeggen dat McHire een wereldwijde oplossing is die in veel markten wordt toegepast. We voeden en ondersteunen wereldwijde teams met onze gedachten, ervaring en geleerde lessen. Er is een werkgroep om ervoor te zorgen dat deze kennis wordt gedeeld en om ervoor te zorgen dat het systeem voor elke markt geschikt is. Dat omvat wettigheid, maar ook hoe processen op elke locatie werken.

Bovendien, met een bewezen gebruikerscase in het VK en Ierland, en een toegewijd People Technology-team, richt McDonald's nu zijn aandacht op andere gebieden van de levenscyclus van werknemers en overweegt het de impact die AI kan hebben.

“We zijn nu gefocust op de volgende fase van de candidate journey, hun onboarding-ervaring. We onderzoeken hoe AI hierbij kan ondersteunen, van de welkomstbijeenkomst tot en met het vieren van hun eerste dag en jubileum bij ons. Er is hier duidelijk een enorm potentieel om te verkennen, en ik kijk ernaar uit om het verder te ontsluiten.”

Dit artikel is een verkorte vertaling van Inside 'McHire': How AI reduced McDonald's time-to-hire by 65% op de website van HRD Connect.