Wat betekent technologische ontwikkeling voor planningssoftware?

 Gebruikers betrekken bij verandering

Binnen organisaties is er vaak weerstand tegen verandering. Dat geldt zeker voor veranderingen op het gebied van technologie, omdat technologieën bepalend zijn voor de werkprocessen en daarmee de gewoonten van mensen binnen de organisatie. Denk alleen al aan het gebruik van een geavanceerd planningspakket, waar gebruikers na de nodige training prettig en effectief mee hebben leren werken. Logischerwijs kan op de werkvloer weerstand ontstaan wanneer vanuit het management of de directie wordt besloten om over te stappen op nieuwe planningssoftware.

Om dit scenario te voorkomen, is het van belang dat functioneel beheer gebruikers al in een vroeg stadium betrekt bij gewenste wijzigingen ten aanzien van workforce planning software. Input vanuit gebruikerszijde is niet alleen cruciaal om medewerkers mee te krijgen in technologische verandering, maar ook om de juiste veranderingen door te voeren die aansluiten op behoeften die leven op de werkvloer.

Menselijke belangen

Belangrijk bij het doorvoeren van technologische verandering is om ook de menselijke impact ervan te beseffen. Moderne software kan steeds meer menselijke taken overnemen, waardoor de overstap van een verouderd naar een nieuw softwarepakket kan zorgen voor banen die verdwijnen of waarvan de werkinhoud volledig anders wordt. Voor de functioneel beheerder is het zaak om een goede balans te bewaken tussen enerzijds de belangen van de organisatie en de technologische vernieuwing die daarbij hoort en anderzijds de belangen van collega’s op de eigen afdeling.

Impact van technologische ontwikkeling

Het BiSL-proces Bepalen technologieontwikkelingen helpt hierbij door in kaart te brengen welke relevante technologische ontwikkelingen worden verwacht op het gebied van planningssoftware in de komende drie tot vijf jaar. Enerzijds gaat het hier om het afzetten van technologische ontwikkelingen tegen de huidige inzet – loopt de organisatie achter of niet – en anderzijds om het bepalen van de impact van de ontwikkelingen op het gebruik van een planningspakket.

Een aandachtspunt hierbij is dat technologische innovatie zowel vanuit IT-zijde als gebruikerszijde (door functioneel beheer) moet worden gevolgd. Daar waar vanuit IT met name wordt gekeken naar gevolgen voor technische aspecten zoals beheerbaarheid en inpasbaarheid in de architectuur, kijkt functioneel beheer vooral naar het nut van een ontwikkeling voor bedrijfsprocessen en de eindklant. In de ideale situatie wordt een samenhangend technologiebeleid ontwikkeld op basis van een gedeelde visie vanuit de IT-zijde en gebruikerszijde.

Ad-hoc beslissingen voorkomen

Binnen organisaties stuit technologische innovatie niet altijd op weerstand, maar is soms juist het tegenovergestelde het geval. Steeds meer gebruikers zijn tegenwoordig op de hoogte van technologische ontwikkeling en schaffen in de privésfeer zelf ook regelmatig nieuwe software aan. Vaak verwachten deze gebruikers dat de organisatie waar zij werken hetzelfde doet.

Impulsief inspringen op technologische innovatie kan echter leiden tot overhaaste beslissingen. Denk hierbij aan een overstap naar workforce planning software die minder meerwaarde en hogere kosten met zich blijkt mee te brengen dan gehoopt. Dit maakt het belangrijk dat functioneel beheerders kunnen terugvallen op een samenhangend technologiebeleid. Suggesties die worden aangedragen vanuit individuele gebruikers kunnen dan optimaal worden afgewogen tegen de belangen van andere gebruikers en die van de organisatie als geheel.

Planbizz is bezig met een onderzoek onder gebruikers van planning- en roostersoftware in de zorg. Lees daarover meer in: Onderzoek moet zorgorganisaties helpen hun planningsoftware beter te gebruiken.