Microsoft: 'One size does not fit all' bij hybride werken

De uitdaging van hybride werk

Een van de dingen waarop werkgevers zich moeten concentreren om de huidige economische situatie en de krapte van de markt het hoofd te bieden, is hybride werk op de goede manier doen.
 
Hybride wordt de toekomst van werk. Uit de 2022 Work Trend Index van Microsoft blijkt dat 38 procent van de 31.000 ondervraagde werkenden in een hybride model werkt - en 53 procent is van plan om dit type model in de komende 12 maanden te implementeren.
 
Daarnaast is een gebrek aan flexibele werkopties een belangrijke oorzaak van ontslag nemen. De meeste werkenden willen zelf kiezen waar ze werken en ze willen hun werk op hun leven afstemmen (in plaats van andersom).
 
Het is heel gemakkelijk om te praten over de theorie van hybride werk, maar het daadwerkelijk uitzoeken en implementeren blijkt een enorme uitdaging voor werkgevers.
 
In mei hield Microsoft zijn Envision conferentie in Londen. Tijdens de Envision-conferentie sprak UNLEASH met Nick Hedderman, senior director van Microsoft UK's modern business group en vroeg naar zijn advies.

Tijdperk van integratie van je beroepsleven

Hedderman vertelde dat we zijn overgestapt van het "work life conflict tijdperk" van voor 2000, naar een periode van technologische ontwikkeling die we het "work life balance-tijdperk" kunnen noemen - in deze situatie kon je een e-mail versturen op je telefoon of je laptop mee naar huis nemen. En nu leven we in het tijdperk van de "integratie van je beroepsleven" als gevolg van de pandemie.
 
“Hoewel de pandemie veel negatieve kanten heeft gehad, zijn er ook zeker een aantal positieve kanten geweest”, zegt Hedderman. Hij wijst naar zijn eigen situatie. Hij had drie kinderen onder de vier jaar. Bij de oudste “miste ik veel van zijn eerste jaren” omdat ik elke dag van en naar kantoor pendelde, “terwijl ik de twee baby's elke ochtend, avond en middag heb gezien. Als vader heb ik het gevoel dat mijn werk en mijn leven heel goed geïntegreerd zijn”, aldus Hedderman.
 
Het eerste wat werkgevers daarom met hun hybride modellen moeten doen, is “je mensen in staat stellen te werken, hoe, wanneer en waar ze dat willen”, stelt Hedderman. Volgens hem heeft dit directe positieve gevolgen voor het bedrijf. “Dit is een van die zeldzame omstandigheden waarin de betrokkenheid, ervaring en het welzijn van werkenden een directe correlatie heeft met het succes van het bedrijf”.

Werkenden willen nog steeds persoonlijk contact

Hoewel werken op afstand zijn positieve kanten heeft voor individuen en bedrijven, moet een succesvol hybride model ook een belangrijke rol blijven spelen in het kantoor en in de persoonlijke verbinding.
 
73 procent van de ondervraagden in de Work Trends Index wil dat flexibel werken blijft bestaan, maar 63 procent verlangt tegelijkertijd naar persoonlijke verbondenheid. “We zijn allemaal mensen; we zijn beter met elkaar verbonden als we fysiek bij elkaar zijn en bepaalde taken worden beter samengedaan”, zegt Hedderman.
 
Maar hoe je mensen samenbrengt, is het cruciale punt. Veel organisaties zeggen nog “je moet x aantal dagen per week op kantoor zijn”. Maar dat klinkt nu erg draconisch en het zal mensen waarschijnlijk afschrikken”, volgens Hedderman. 

De waarde van het kantoor

In plaats daarvan moeten bedrijven het de moeite waard maken dat mensen naar kantoor komen. Dit kan met sociale activiteiten, of door het aanbieden van gratis eten of drinken. Daarnaast heeft Hedderman het over de noodzaak om de kantoorruimte opnieuw in te richten: “Als mensen hier komen om samen te werken, dan moet de ruimte dat weerspiegelen.”
 
Comfortabele sofa's en whiteboards kunnen, in plaats van rijen en rijen bureaus, teams helpen om creatief te worden en met elkaar te innoveren. Maar Hedderman merkt ook op dat het belangrijk is om te onthouden dat mensen om verschillende redenen naar kantoor komen. Sommigen komen om samen te werken en te socializen met hun teams, terwijl anderen het kantoor misschien willen gebruiken om geconcentreerd werk te doen, omdat ze thuis moeite hebben om zich te concentreren.
 
Denk eraan: "one size does not fit all", zegt Hedderman. Iets dat blijkt uit de gegevens van Microsofts interne werkendenenquête. Daaruit blijkt dat 58 procent van de werkenden zegt dat geconcentreerd werk de minst waarschijnlijke reden is om naar kantoor te komen. Maar bijna hetzelfde percentage geeft aan dat geconcentreerd werk wel de belangrijkste reden is om naar kantoor te gaan, omdat het thuis niet kan.

Kantoor met concentratiewerkplekken

Daarom moet worden nagedacht over de inrichting van het kantoor met focusgebieden, die bijna als een bibliotheek zijn, en doodstil. “Er moeten afspraken komen als je daar gaat zitten. Bijvoorbeeld, dat je niet praat met de persoon naast je, maar dat het een ruimte is waar je naartoe kunt gaan om je te concentreren”, zo zegt Hedderman. Volgens hem is Microsoft dit daadwerkelijk aan het uitproberen in zijn Nederlandse kantoor.
 
Hij suggereert ook dat managers een gesprek kunnen voeren met diegenen die niet over een goed thuiskantoor beschikken. Ze kunnen “een andere manier afspreken en hen uitrusten om bijvoorbeeld in een Starbucks te werken, met de juiste koptelefoon en de juiste laptop”.
 
Voor Hedderman draait het allemaal om het personaliseren en afstemmen van een pakket op de behoeften van de werkenden “die hen in staat stelt om productief te zijn en gericht werk gedaan te krijgen” terwijl ze ook profiteren van persoonlijke contacten.