Waarom de meeste HRTech-projecten falen, en hoe je dit volgens UNLEASH voorkomt in acht gouden regels

Als organisatie wil je bij de tijd blijven, aanhaken of inhalen. Met HRTech kan de voorsprong op de concurrentie worden opgebouwd of uitgebouwd. Hoewel geen manager de waarde van deze technologie nog zal betwisten, gaat het bij het overgrote deel van de HRTech projecten mis. Dat schrijft UNLEASH in het rapport “Why HR Projects Fail”. Een analyse van hun onderzoeksrapport:

Drie soorten HR projecten:

Bij de analyse van de successen – of het falen – van HR projecten wordt er onderscheid gemaakt tussen drie soorten projecten:

1. Automatiseringssystemen: dit zijn de meest “basale” systemen: platforms om administratief te "automatiseren en te leveren". Payroll-systemen zijn hier een goed voorbeeld van.
2. Talentmanagementsystemen: platforms om te "integreren en verbeteren", ontworpen om "mensenprocessen te integreren" en werkenden bijvoorbeeld nieuwe vaardigheden te leren.
3. Bedrijfstransformatie en groeiplatformen: bij deze projecten, het belangrijkste niveau van HRTech projecten, kopen organisaties technologie om te "transformeren en te groeien". Deze systemen worden gebruikt om "de manier waarop we werken te veranderen."

Er kan van alles misgaan bij de implementatie van HRTech, en dat gebeurt ook vaak. UNLEASH vroeg de deelnemers aan het onderzoek om dieper in te gaan op één recente HR-technologie-implementatie, en te kijken naar het type project, de tijdslijn en het budget; doelstellingen en of die werden bereikt; wie betrokken was bij de verschillende projecttaken en -beslissingen; en wat er goed ging - en wat niet.

Waar gaat het meestal mis? Waar liggen de uitdagingen?

Deelnemers aan het onderzoek van het wereldwijd bekende HRTech-platform noemden vooral de volgende factoren:

• ontwerp- en beheersproblemen, zoals overbodige systemen of een gebrek aan budget of personele middelen / capaciteit
• technologische beperkingen, zoals beveiligingsproblemen of systeemintegratieproblemen tussen al die HRTech tools
• problemen met opleiding en change management, zoals slechte opleiding of opleidingsmethoden of gebrek aan bereidheid om met de tools te werken van de eindgebruikers

Velen werden geconfronteerd met meerdere uitdagingen. Meer dan 40 procent van de respondenten meldde drie of meer problemen die rechtstreeks van invloed waren op het projectsucces.

Acht gouden regels voor succesvolle HR Tech projecten

De hamvraag: waar liggen de oplossingen? Hoe zorg je ervoor dat je project wél succesvol is? Waar moet op gefocust worden, en welke factoren zijn van groot belang als men succes wil bij de implementatie van nieuwe HRTech? UNLEASH identificeerde op basis van het eigen onderzoek acht gouden regels.

1. Focus op de uitkomst en het resultaat: Stel de simpele vraag; wat moeten we bereiken? Leiderschapsteams moeten hun doelstellingen begrijpen voordat ze dure contracten tekenen. Organisaties die duidelijke doelen hebben en vasthouden aan hun visie, hebben meer kans om transformerende resultaten te bereiken.
2. Het managen van de veranderingen en transformatie: Nu organisaties in een fase van bijna constante verandering komen, is het belangrijker dan ooit om werknemers voor te bereiden op en te ondersteunen bij technologische omwentelingen en organisatorische transformatie.
3. Investeer in integratie: HR- en IT-infrastructuren worden steeds complexer, waardoor organisaties hun behoeften aan systeemintegratie duidelijk moeten definiëren en uitvoeren.
4. Zorg voor voldoende middelen: Organisaties moeten verder denken dan het absolute minimum aan middelen om een technologie te implementeren, en in plaats daarvan de tijd, het budget en de personele middelen toewijzen die nodig zijn om optimale resultaten te leveren.
5. Maak gebruik van (juiste) data: Data die niet schoon of volledig zijn, dat is de meest voorkomende uitdaging voor HRTech-projecten. Dat onderstreept het belang van voorbereiding bij het implementeren van nieuwe systemen en processen.
6. Gebruikservaring is de sleutel: De specifieke technologie is veel minder belangrijk dan de ervaring die werknemers hebben tijdens het gebruik; focus sterk op gebruikerservaring en het aanbieden van tools en processen die de ervaring versoepelen.
7. Groter kan beter zijn: Projecten met een grote reikwijdte die gebruik maken van deskundige ondersteuning hebben meer succes bij het realiseren van een grote impact.
8. Maak gebruik van de juiste mensen: Succes vereist meer dan alleen HR-betrokkenheid. Denk ook aan positieve probleemoplossing met IT en het betrekken van belangrijke partners uit de hele organisatie bij het project.

Conclusie

Zoals UNLEASH schrijft, gaat het bij de implementatie van HRTech om meer dan het implementeren van het ene systeem als vervanging van de andere. Het gaat bij de meeste projecten om complete bedrijfstransformaties. Zodra organisaties dit beginnen te begrijpen, zullen ze op den duur de impact van hun investeringen terugzien. Beter iets minder projecten met een hogere investering dan teveel ogenschijnlijke quickwins.

En als afsluiter, de belangrijkste bevinding van het UNLEASH onderzoek: voor een succesvol project moet de tijd worden genomen. In een vroeg stadium moet een systeem getest worden, gebruikers moeten worden betrokken om extra toepassingen te ontwikkelen, en de configuratie moet vereenvoudigd worden om onnodige stappen te verwijderen.

Organisaties kopen nu vaak een employee experience toolset om bovenop het systeem te plaatsen. Zo kunnen werkenden het systeem vanaf de eerste dag gemakkelijk gebruiken, in plaats van dat ze lange trainingen moeten volgen waarbij men al snel de basis vergeet. Anderzijds is het kwalijk voor de bestaande tools dat zo’n extra laag nodig is.