Hoe kan ik Fiscus-proof digitaal declareren?

De eisen van de fiscus

Hoe de belastingdienst aankijkt tegen de invulling van de bewaarplicht (artikel 52 AWR lid 4) met behulp van een “geautomatiseerde administratie” wordt toegelicht in deze brochure van de fiscus. Een bonnetje is een ‘primaire vastlegging’ of brongegeven van een transactie. De bewaarplicht van de fiscus schrijft voor dat  ‘vastleggingen in informatiesystemen gecontroleerd moeten kunnen worden aan de hand van de brongegevens’ en dat deze brongegevens minimaal zeven jaar bewaard moeten worden. Dit is het bestaansrecht van menig archiefkast. Gelukkig mogen brongegevens ‘geconverteerd’ worden. Daar worden wel eisen aan gesteld, zoals vermeld in de wet (art. 52 lid 5 en 6 AWR) en toegelicht in de hierboven genoemde brochure. Zo moeten alle gegevens volledig en inhoudelijk juist over worden gezet. Moeten de gegevens toegankelijk zijn en blijven, en dit alles moet ook nog eens controleerbaar zijn. Tot slot moet u de conversie ook zelf aantoonbaar controleren. Maar hoe doe je dit allemaal? De technische ontwikkelingen gaan snel en de fiscus geeft geen richtlijnen voor de details.

Primaire vastlegging

In het klassieke declaratie proces is het papieren bonnetje het bewijsstuk. Aan het scannen/converteren van bewijsstukken of brongegevens stelt de belastingdienst allerlei eisen die onmogelijk aantoonbaar zijn na te leven als iedereen zijn eigen bonnetjes scant. Dus hoe kan je digitaal declareren fiscaal dichttimmeren? Hoe geef je invulling aan de fiscale conversie eisen? De truc zit in het brongegeven. Door niet langer het bonnetje, maar de foto van de bon als primaire vastlegging te beschouwen gelden de conversie eisen niet! Dat is slim, maar kan dit zomaar? Nee, helaas niet, want alleen een foto wordt niet als brongegeven geaccepteerd. U moet naast de datum en het bedrag ook aanvullende gegevens vastleggen, zoals de kostencategorie,  de manier van betalen,  de bedrijf- of projectnaam waarvoor de uitgave is gedaan en de reden van de uitgave (bijvoorbeeld zakenlunch met dhr. Pieterse van Abc). Vervolgens zijn er diverse marktpartijen die software aanbieden die ervoor zorgt ervoor dat uw declaratie ter goedkeuring bij uw manager komt en na akkoord wordt de declaratie aangeboden aan het boekhoud pakket. Bijvoorbeeld point solutions als SRXP, Declaree, Rydoo of als onderdeel van een software pakket: NMBRS, Klippa, Loket.nl, Elvy, Easysystems, Akyla, etc. etc.

Iets minder geavanceerd, kan dat ook?

Maar stel, u heeft al een e-HRM omgeving en u wilt gewoon van die papieren declaratie formulieren af! Waar moet u dan op letten? U als werkgever wilt, net als de fiscus, onterechte declaraties zoveel mogelijk uitsluiten. Door het originele bonnetje te vervangen door een scan worden echter nieuwe risico’s geïntroduceerd. Het declaratie proces moet deze risico’s afdekken. De belangrijkste risico’s zijn het dubbel gebruik van hetzelfde bonnetje en namaak bonnetjes. Om het laatste risico af te dekken, moet een scan zoveel mogelijk echtheidskenmerken bevatten. Met een goed leesbare,  hoge resolutie kleurenscan van de volledige bon (ook achterkant indien deze niet blanco is), wordt dit het makkelijkste gerealiseerd. ‘Hergebruik’ van een bonnetje kan voorkomen worden door uitsluitend scans van bonnetjes te accepteren waarop de medewerker, met pen, duidelijk zichtbaar het declaratienummer heeft geschreven voordat de bon werd gescand.

Is dat alles?

In principe wel. U moet natuurlijk wel organisatorische maatregelen treffen om correct verloop van het declaratie proces af te dwingen/aan te tonen. Bijvoorbeeld dat declaraties alleen betaald kunnen worden na akkoord van een manager,  of uitsluitend kosten betreffen die niet gedekt worden door een vaste kostenvergoeding. De fiscale eisen die de belastingdienst stelt aan een declaratie blijven vanzelfsprekend ook in tact. Ook moet u ervoor zorgen dat de elektronische opslag niet verloren kan gaan bijvoorbeeld bij brand of door computervirussen. Zorg dus voor goede computer beveiliging en back-up procedures. Idealiter beschikt uw software leverancier ook over ISAE 3000/3402 dan wel SSAE 16 verklaringen waarmee de kwaliteit van de interne procedures van uw leverancier aangetoond kunnen worden.

En dan kunnen de originele bonnetjes weg?

Formeel moet het geheel aan procedures en organisatorische maatregelen borgen dat u aannemelijk kunt maken dat  de scan een betrouwbare onderbouwing van een declaratie is.  Heeft u een degelijk proces en zijn declaratie betalingen in uw administratie altijd te relateren aan de juiste goed leesbare scans? Dan heeft u de originele bonnen overbodig gemaakt.

Moet de belastingdienst toestemming geven?

Nee, u heeft geen toestemming nodig van de belastingdienst. U mag zelf bepalen hoe u invulling geeft aan de eisen van de fiscus. Echter, is er bij een controle naar mening van de inspecteur iets niet in de haak, dan staat u vanzelfsprekend sterker als u de originele bonnen kunt reproduceren. Het is daarom raadzaam om voordat u start met het digitaal declareren toch even contact te leggen met uw inspecteur. En vergeet ook uw accountants niet, ook zij hebben vaak eisen en wensen waaraan het declaratie proces moet voldoen.

Door Arjan Dorrepaal, HRTech Expert op de domeinen Arbeidsvoorwaarden, Declaraties, HR Administratie, Opleidingen, Recruitment flex, Recruitment vast, Salarissen en Samenwerken.